Options de partage

À partir de votre OneDrive, lorsque vous repérez le document à partager dans la liste de vos fichiers, glissez votre souris vis à vis le nom du fichier. Un icône apparaîtra (voir encadré de l'image).

Vous pouvez partager un dossier complet en procédant de la même façon. 

Si vous souhaitez partager directement à partir du document, vous pouvez cliquer sur l'icône de partage qui se trouve en haut à droite de votre écran (voir encadré de l'image).

Que vous utilisiez une ou l'autre des façons proposées précédemment, après avoir cliqué sur l'icône de partage, une boîte apparaîtra. 

• Vous pouvez directement cliquer sur le bouton "Copier le lien" et l'envoyer aux personnes concernées.
• Vous pouvez aussi modifier certains paramètres de partage en cliquant sur la flèche qui se trouve dans l'encadré rouge de l'image suivante. 

En cliquant sur la flèche de l'encadré précédent, de nouveaux paramètres apparaissent. Vous pouvez :

• spécifier les destinataires 
• autoriser ou non la modification du document 

Pourquoi spécifier les destinataires?

Théoriquement, si vous partagez le document à des étudiants dans le clavardage de votre rencontre Zoom, les étudiants ont dû obtenir l'accès à votre rencontre Zoom en passant par leur portail de cours. Ainsi, leur identification a déjà été réalisée.

Si vous souhaitez ajouter une sécurité supplémentaire, vous pouvez restreindre les destinataires à ceux qui se connectent uniquement avec leur compte UQTR en cliquant sur "Les personnes au sein de l'Université du Québec à Trois-Rivières disposant du lien". Cette option vous permettra de voir les noms des étudiants qui ouvrent et modifient le document. Si vous choisissez l'option "toute personne ayant le lien", il se peut que cette personne soit identifiée comme étant un "collaborateur invité" dans voter document. Pour en savoir plus sur les niveaux de partage, vous pouvez communiquer avec le BPFAD@UQTR.CA

Vous pouvez aussi restreindre encore davantage en ciblant des personnes spécifiques en ajoutant chaque adresse de courrier électronique des étudiants concernés. 

Une fois les modifications apportées, cliquez sur le bouton bleu "Appliquer". L'encadré précédent apparaîtra à nouveau. Vous pourrez cliquer à ce moment sur "Copier le lien" et le partager aux personnes concernées. 

Autoriser ou non la modification du document

Automatiquement, le lien proposé autorise la modification. Pour empêcher que la personne ayant reçu le lien puisse modifier le document, vous devez décocher le crochet qui se trouve dans un encadré bleu (voir image suivante). 

Une fois décoché, le document est toujours téléchargeable, mais non modifiable. Vous pouvez par la suite, au besoin, empêcher le téléchargement en glissant le bouton blanc dans l'encadré bleu (voir image suivante). Il est à noter que nous ne sommes pas à l'abri d'une capture d'écran. L'étudiant peut tout de même utiliser un autre logiciel sur son ordinateur ou encore, son téléphone cellulaire pour capturer votre document même si vous empêchez son téléchargement.

D'autres paramètres supplémentaires sont aussi disponibles. Vous pouvez ajouter une date d'expiration ou définir un mot de passe. La date d'expiration du lien peut être pertinente. Par exemple, le lien pourrait être rompu à la fin de la session. Les étudiants n'auraient donc plus accès au document, et ce, sans manipulation supplémentaire de votre part. 

Gérer les accès au document 

Pour obtenir la liste des personnes ayant accès à votre document (ou a un dossier complet), vous devez glisser votre souris vis à vis le document (ou le dossier) en question pour faire apparaître l'icône composé de trois petits points se trouvant à la droite de l'icône de partage présenté précédemment. 

En cliquant sur cet icône, un menu apparaît. Cliquez ensuite sur le bouton "Gérer l'accès" se trouvant dans le menu. 

Une nouvelle boite apparaît alors à droite de votre écran. Vous voyez notamment le nom du propriétaire du document. Vous y repérez aussi à nouveau le lien de partage. Si vous cliquez sur le bouton représentant trois petits points, les paramètres du lien apparaîtront. 

Dans les paramètre du lien, on peut repérer la liste des personnes à qui nous avons partagé le document. Si nous avons précédemment envoyé un lien de partage en mentionnant "Toute personne ayant le lien" (voir section ci-haut "Comment partager un document Word ou PowerPoint), il se peut que la personne ayant reçu le lien soit identifier comme "collaborateur invité". Pour voir son nom apparaître, la personne doit être connectée à son compte UQTR. Pour ce faire, choisissez l'option "Les personnes au sein de l'Université du Québec à Trois-Rivières disposant du lien" lors de la création du lien de partage.

Si une personne a reçu votre lien partagé, mais n'a pas ouvert le document, il n'apparaîtra pas dans cette liste.

Si vous souhaitez supprimer le lien de partage, vous devez cliquer sur le X dans l'encadré rouge de l'image suivante. Une boîte de confirmation apparaîtra.