Approbation d’une réservation d’un local dans Outlook
Cette procédure concerne les personnes responsables de la gestion d’un calendrier Outlook lié à l’utilisation d'un local.
Si une personne souhaite réserver un local dont vous êtes responsable par le biais d’Outlook, elle doit faire sa demande en suivant les étapes de réservation précisées à Réservation d’un local comodal dans Outlook .
Vous recevrez pas la suite une demande par courriel. Vous pourrez Accepter la demande ou la Refuser. Avant de faire un choix, validez :
l’organisateur de la rencontre;
l’horaire de la rencontre;
la disponibilité du local si un autre outil sert à consigner les réservations (notez qu’il est fortement déconseillé de gérer les réservations d'un local dans Outlook et dans un autre outil).
Lorsque vous acceptez ou refusez une demande, vous pouvez personnaliser la réponse avant l’envoi.
Si vous avez des consignes à transmettre à vos personnes utilisatrices, par exemple pour l’ouverture de la porte du local, la disponibilité d’un tutoriel d’utilisation du local, etc., il est utile de joindre vos indications à la réponse.
Pour ce faire :
Ouvrez le courriel de demande de réservation.
Cliquez sur Accepter ou Refuser.
Cliquez sur Modifier la réponse avant l’envoi.
Personnalisez le message.
Voici un exemple de message de confirmation de réservation :