FindTime
Employé Enseignant
Pour effectuer vos sondages ou tout simplement pour trouver une plage horaire pour vos nombreuses rencontres virtuelles, vous pouvez utiliser l'outil FindTime.
FindTime est un complément Outlook pour planifier des réunions. L’organisateur peut envoyer plusieurs options d’heure et ainsi réduire les allers-retours dans la planification.
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Installation
Si vous utilisez Outlook Web, l'outil est déjà en place. Sinon, vous devez ajouter le complément FindTime dans votre application Outlook en suivant la procédure ci-dessous
Dans la section Accueil, cliquez sur Télécharger des compléments
Tapez FindTime dans le champ de recherche et cliquez sur le add-in
Cliquez sur Ajouter.
L'installation se fera de manière automatique
Une fois l'ajout complété, une fenêtre de confirmation s'ouvrira. prenez connaissance des informations si vous le désirez ou fermez la fenêtre
Le complément a été ajouté à Outlook
Créer un vote
Planifiez une nouvelle rencontre
Entrez les informations de votre rencontre
Sélectionnez les participants
Par la suite, appuyez sur l'icône FindTime dans le haut de votre rencontre
FindTime vous affichera les disponibilités de chaque participant pour cette rencontre
Vert: Disponible
Jaune: Peut être occupé
Rouge: Occupé
Gris: Inconnu
Sélectionnez les plages que vous voulez offrir pour cette réunion, appuyez sur Suivant
FindTime offre une panoplie d'options, mais pour le moment, appuyez sur le bouton Ajouter au Courrier
Une nouvelle réunion temporaire a été créée avec le sondage intégré. Vous pouvez supprimer la réunion que vous aviez commencée
Vous trouverez l'invitation au vote dans vos Brouillons. N'oubliez pas de l'envoyer
Suivi
Les participants recevront votre courriel et devront indiquer leurs plages préférées. Une fois leur choix effectué, ils devront cliquer sur Vote
Une confirmation s'affichera
Vous recevrez un avis par courriel quand un participant aura voté
Lorsque les participants auront tous voté, la rencontre sera planifiée à l'heure ayant reçu le plus de votes
Questions/Réponses
Questions
Réponses
Puis-je faire une invitation à des participants de l'externe à l'organisation de l'UQTR?
Oui, cela dépend par contre de certains éléments. Il se peut que le calendrier du participant ne soit pas accessible. Si c'est le cas, le participant va quand même recevoir l'invitation comprenant les différentes plages horaires offertes et il pourra voter.
Lorsque j'envoie une invitation, il semble qu'une l'invitation créé une rencontre TEAMS à chaque fois. Puis-je ajouter une rencontre Zoom à la place?
Oui, sans problème. Lorsque vous sélectionnez les différentes plages horaires possibles à envoyer, plusieurs options vous sont ensuite offertes. Vous pouvez alors décocher l'option "Réunion TEAMS" et intégrer le lien Zoom dans l'espace destiné au "lieu". Le participant recevra alors le lien Zoom dès la réception du sondage.