Réservation d’un local comodal dans Outlook
Cette procédure ne concerne pas les locaux d’enseignement en formule comodale gérés par le Service de l'équipement. De plus, certaines salles sont gérées par des outils autres qu’Outlook. Consultez les départements ou écoles concernés en cas de doute.
Pour que vous puissiez joindre la rencontre Zoom à partir du local, il est préférable au préalable de le réserver dans Outlook en suivant les étapes ci-dessous. Une fois dans la salle, il vous suffira de sélectionner votre rendez-vous sur le panneau tactile.
Pour faciliter la programmation d’une réunion dans Zoom à partir d’Outlook, téléchargez le module d’extension Zoom pour Microsoft Outlook. Si votre rencontre se déroule dans Teams, utilisez « Nouvelle réunion Teams » pour planifier la rencontre. Le module est par défaut dans Outlook.
Créez un nouveau rendez-vous dans votre calendrier Outlook qui correspond à la période couverte par votre rencontre en formule comodale.
2. Si votre plage horaire est récurrente, utilisez l’onglet Périodicité afin de programmer en une seule opération toutes les rencontres.
3. Cliquez sur Programmer une réunion Zoom. Votre rencontre Zoom est ainsi automatiquement créée et vous pourrez en modifier les paramètres au besoin.
ou
3. Copiez-collez l’invitation Zoom pour la rencontre comodale dans l’espace de description du rendez-vous. Assurez-vous que le protocole SIP est indiqué.
4. Ouvrez l’Assistant de planification.
5. Cliquez sur Ajouter des salles.
6. Sélectionnez le local dans lequel se déroulera la rencontre en formule comodale.
7. Ajoutez-le aux Salles.
8. Cliquez sur OK.
Vous pouvez également inviter les participants à votre rencontre par la fenêtre de l’Assistant de planification.
9. Une fois que votre salle et vos participants sont ajoutés, cliquez sur Envoyer.
L’approbation de la réservation du local est faite manuellement par le département ou le service concerné. Lors de l’envoi de votre demande, vous recevrez un courriel en confirmant la réception. Ensuite, un courriel d’approbation vous sera acheminé lorsque le ou la responsable aura approuvé votre réservation.