Créez un nouveau rendez-vous dans votre calendrier Outlook qui correspond à la période couverte par votre rencontre.

Si votre plage horaire est récurrente, utilisez l’onglet Périodicité afin de programmer en une seule opération toutes les rencontres.

Copiez-collez l’invitation Zoom pour la rencontre comodale dans l’espace de description du rendez-vous. Assurez-vous que le protocole SIP est indiqué.

Ouvrez l’Assistant de planification.

1. Cliquez sur Ajouter des salles.

2. Sélectionnez le Local, C-2002A.

3. Ajoutez-le aux Salles.

4. Cliquez sur OK.

Vous pouvez également inviter les participants à votre rencontre par la fenêtre de l’Assistant de planification.

5. Une fois que votre salle et vos participants sont ajoutés, cliquez sur Envoyer.

Une fois dans le local

Pour ouvrir ou fermer le projecteur et l'écran de projection, cliquez sur Ouvrir sur le panneau tactile CISCO puis choisissez les options qui correspondent à ce que vous souhaitez.

La salle est munie de toiles motorisées, de zones d'éclairage et de moniteurs en plus du système de projection. Le contrôle de ces équipements se fait par le biais de l’icône réglages sur le panneau tactile CISCO en haut à droite.

Modification de l’image envoyée aux moniteurs

En contexte de rencontre comodale, l’image des moniteurs est par défaut celle des participants à distance. Si vous souhaitez voir la projection dans les moniteurs, vous devez :

1. Cliquer sur l’icône réglages.

2. Choisir la tuile Moniteurs.

3. Choisir Présentation.

Il est également possible de fermer les moniteurs par cette même interface.

Sur le panneau tactile CISCO, cliquez sur Rejoindre afin que la salle rejoigne la rencontre Zoom. Si votre rendez-vous Outlook a bel et bien été accepté et que le protocole SIP s’y trouve, votre rencontre apparaîtra au calendrier.

Joindre manuellement la réunion Zoom

Si votre rencontre n’apparaît pas au calendrier, vous pouvez joindre manuellement la réunion Zoom :

1. Cliquez sur Zoom.

2. Entrez le numéro de la réunion, le code secret et votre clé d’hôte aux endroits prévus à cet effet. Si vous n’entrez pas votre clé d’hôte, la salle sera alors considérée comme un participant. Certaines options Zoom ne seront pas accessibles.

Commandes principales de la salle comodale

Sélectionner une caméra   

Pour accéder au menu de contrôle des caméras, cliquez sur le bouton Caméra à partir du panneau CISCO.

Par défaut à l’ouverture du système, c’est la caméra pointée vers le bureau du président qui capte l’image. Deux options s’offrent à vous.

• Le mode Présentateur qui indique à la caméra de suivre une personne qui se déplace.

• Le mode Manuel qui permet de zoomer sur le locuteur de votre choix. C’est le mode suggéré pour cette salle.

En mode Manuel, vous pourrez :

1. Basculer de la caméra président à la caméra observateurs.

2. Déplacer de gauche à droite ou de haut en bas l’une ou l’autre des caméras.

3. Zoomer sur une personne ou un endroit choisi à partir de l’une ou l’autre des caméras.

Partager du contenu (documents, pages Web, etc.) 

1. Ouvrez les documents ou les pages Web que vous souhaitez partager sur l’ordinateur portable du côté président. Si vous utilisez votre ordinateur portable, reliez-le au système par le câble HDMI.

2. Cliquez sur l'icône Partager.

Cliquez ensuite sur le bouton vert Partager en appel pour diffuser le contenu à la fois aux personnes en présentiel et à la fois aux personnes à distance. Pour projeter seulement en salle, choisissez Afficher.

Partage d’écran par un participant

Si un participant dans la salle en présence veut partager son écran, il inscrit dans son navigateur Web (sur son propre appareil) http://share.zoom.us et entre le numéro de la rencontre Zoom et le mot de passe. Au besoin, vous pouvez faire apparaître ces informations en cliquant sur Clavier puis sur la touche 1 puis sur la touche 9.

Si un participant est à distance et souhaite partager son écran, il le fait à partir de l’option de partage dans Zoom, comme à l’habitude. Son partage s’affichera en salle et dans l'écran des gens à distance.

Outils (options) Zoom

Plusieurs fonctionnalités de Zoom sont accessibles par le panneau tactile CISCO.

• L’icône Disposition permet le contrôle de l’affichage des vidéos des personnes à distance;

• L’icône Participants permet l’affichage de la liste des participants et des personnes dans la salle d’attente (et leur admission le cas échéant);

• L’icône Options organisateur, accessible si vous êtes l’organisateur de la rencontre, permet le démarrage de l’enregistrement, le verrouillage de la rencontre, le contrôle du son des personnes participantes à leur arrivée, l’activation de la salle d’attente, etc.;

• L’icône Plus permet l’affichage du clavardage et des sous-titres.

Fermer le microphone ou le haut-parleur de la salle 

Vous pouvez couper le micro de la salle par l’icône Couper le son.

Vous pouvez également contrôler le volume dans salle par l’icône du haut-parleur.

Afficher un aperçu de l’image diffusée à distance

L’image renvoyée à distance apparaît sur les moniteurs au centre de la salle.

Le panneau tactile CISCO vous permet d’afficher l’image diffusée à distance ou de la déplacer dans l'écran au besoin. Pour ce faire :

Cliquez sur Selfview.

Activez la fonction Afficher durant l’appel.

Repositionnez le retour d’image au besoin par un glisser-déposer.

Mettre fin à l’appel Zoom  

Utilisez l’option Mettre fin à l’appel sur le panneau tactile.

Une fois l’appel terminé, fermez l’ordinateur de la salle puis quittez. Les moniteurs et le projecteur basculeront en veille automatiquement.