Créez un nouveau rendez-vous dans votre calendrier Outlook qui correspond à la période couverte par votre rencontre.

Si votre plage horaire est récurrente, utilisez l’onglet Périodicité afin de programmer en une seule opération toutes les rencontres.

Copiez-collez l’invitation Zoom pour la rencontre comodale dans l’espace de description du rendez-vous. Assurez-vous que le protocole SIP est indiqué.

Ouvrez l’Assistant de planification.

1. Cliquez sur Ajouter des salles.

2. Sélectionnez le Local, 0405 DHQ.

3. Ajoutez-le aux Salles.

4. Cliquez sur OK.

Vous pouvez également inviter les participants à votre rencontre par la fenêtre de l’Assistant de planification.

5. Une fois que votre salle et vos participants sont ajoutés, cliquez sur Envoyer.

Une fois dans le local

1. Ouvrez l’ordinateur du présentateur (ordinateur de la salle).

2. Connectez-vous à votre compte Zoom et débutez votre rencontre. Ne joignez pas l’audio ni n’ouvrez de caméra à partir de l’ordinateur du présentateur. Si vous utilisez votre portable, ne rejoignez pas l’audio au moment de la connexion à Zoom. Autrement, des retours de son pourraient survenir.

3. Appuyez sur l’écran Crestron et sélectionnez Commandes de la salle afin d’ouvrir le moniteur et le projecteur.

• Ordinateur du présentateur : permet de projeter ce qui est affiché sur le poste du présentateur (ordinateur de la salle).

• Portable HDMI : vous pouvez brancher votre ordinateur portable au câble HDMI au mur. Assurez-vous d’avoir en main un fil assez long si vous souhaitez vous asseoir à la table. Le portable ainsi branché peut être projeté directement dans la salle.

• Zoom (vue locale ou partage d’écran) : essentiel si d’autres personnes partagent dans Zoom. Permet d’afficher sur le projecteur dans la salle le partage d’écran fait dans Zoom.

Branchement de la salle à la rencontre Zoom

Vous devez joindre la réunion Zoom à partir du panneau noir Crestron. En fait, la salle 0405 DHQ doit se joindre à la rencontre à titre de participante.

Si la salle a été réservée par le biais d’Outlook et que le protocole SIP est dans le descriptif du rendez-vous (voir les explications ci-dessus), un bouton Début ou Join devrait être dans la partie gauche de l’interface Crestron.

Si ce bouton n’apparaît pas, vous pouvez brancher la salle à la rencontre Zoom en cliquant sur l’option Rejoindre au centre de l’interface Crestron.

Inscrivez ensuite les informations de la rencontre Zoom à laquelle la salle doit accéder (ID de rencontre et code secret).

Son et image dans la salle

Le son est capté dans toute la salle à partir du moment où elle est branchée dans la réunion. Pour que les gens à distance n’entendent pas, il faut utiliser l’option Mettre en sourdine.

La caméra peut être mise en marche ou éteinte en appuyant sur l’option Démarrer la vidéo.

Le moniteur sur le mur côté fenêtres renvoie l’image des participants à distance ainsi que l’image de la salle au besoin.

Le bouton Modifier l’affichage ou View permet de déterminer l’affichage des participants à la rencontre.

• Pour avoir un aperçu des participants à distance, vous choisissez le mode Galerie ou Galery;

• Pour avoir un aperçu de la personne qui prend la parole uniquement, choisissez le mode Haut-parleur ou Speaker;

• Pour voir en gros plan la personne qui prend la parole et les autres participants en petites vignettes, choisissez Thumbnail.

C’est dans ce menu que vous trouverez Hide Self View ou Show Self View qui permet d’afficher ou non l’image que la salle envoie à distance.

Contrôle de la caméra

L’image de la salle est captée par la caméra tout au fond. Vous pouvez contrôler manuellement la caméra pour qu’elle pointe sur une personne dans la salle. Appuyez sur Contrôle de la caméra pour accéder aux commandes de la caméra.

Le menu contextuel vous permet de choisir un ajustement manuel de la caméra (Manual), un zoom sur une personne qui se déplace (Auto-Framing) ou un zoom sur plusieurs personnes (Multi-Stream).

Partage de documents

Le partage de documents se fait par le partage dans Zoom. Vous pouvez partager à partir de l’ordinateur du présentateur, à même votre fenêtre de rencontre Zoom. Vous partagez comme vous le faites habituellement dans Zoom.

Pour partager des documents à partir d’un ordinateur qui n’est pas branché à la rencontre Zoom, il faut ouvrir un navigateur sur l’appareil et aller sur zoom.share.us. Entrez ensuite le numéro de la réunion et le code secret.

Options Zoom

Plusieurs fonctionnalités de Zoom sont accessibles à même le panneau noir Crestron.

L’option Sécurité permet de contrôler les paramètres de la rencontre et les droits des participants :

• Verrouiller la réunion

• Activer ou désactiver la salle d’attente

• Masquer les photos de profil

• Permettre le partage d'écran et l’accès au clavardage

• Etc.

L’option Gérer les participants permet l’accès à la liste des participants dans Zoom ainsi que la mise en sourdine des micros. C’est aussi par Gérer les participants ou Participants que vous pourrez attribuer le rôle d’hôte à la salle au besoin.

L’option Discussion correspond au module de clavardage dans Zoom. Permet de clavarder et de lire les messages.

L’option Diviser en groupe permet de créer des salles de discussion pour les activités de sous-groupes.

L’option Terminer met fin à la réunion Zoom. La salle peut alors quitter la réunion ou terminer la réunion pour tous.

Microphones  

Le son est capté par les microphones blancs au plafond. Cela dit, la personne située près du tableau est moins bien captée par ces micros. Afin que les gens entendent bien, il y a un microphone dans la pochette noire dans le meuble de l’ordinateur du présentateur. Pour faire fonctionner le micro dans la pochette, il suffit d’appuyer sur le bouton mise en marche et de l’accrocher à votre vêtement. La salle le détecte automatiquement.

N’oubliez pas de l’éteindre une fois l’utilisation terminée et de remettre la pochette dans le tiroir après usage.