Planification de la réunion Zoom

1. Créez la réunion dans votre compte Zoom.

2. Si votre cours se déroule à plus d’une reprise dans un local comodal, vous devez y ajouter une récurrence lors de la création de votre réunion Zoom. Pour ce faire, cochez l’option Réunion périodique et sélectionnez la récurrence qui correspond le mieux à votre situation.

3. Désactivez la salle d’attente et retirez l’option Autoriser les participants à se joindre à tout moment.

4. À la section Autres animateurs possibles, ajoutez l’adresse visioconference@uqtr.ca . Ainsi, en cas de problèmes techniques, l'équipe de la visioconférence pourra vous assister plus facilement. Si vous avez un assistant, vous devez aussi l’ajouter aux animateurs possibles. Il doit avoir un compte Zoom UQTR.

5. Invitez les étudiants par courriel et déposez votre lien Zoom dans votre portail de cours. Comme à l’habitude.

6. En vue de votre cours en comodalité, ayez toujours sous la main votre ID de réunion, le code secret ainsi que la clé d’hôte qui est disponible dans votre compte Zoom dans le bas de l’onglet Profil. Au cas où.

1. Créez un nouveau rendez-vous dans votre calendrier Outlook qui correspond à la période couverte par votre cours ou votre rencontre en formule comodale.

2. Si votre plage horaire est récurrente, utilisez l’onglet Périodicité afin de programmer en une seule opération toutes les rencontres.

3. Copiez-collez l’invitation Zoom pour la rencontre comodale dans l’espace de description du rendez-vous. Assurez-vous que le protocole SIP est indiqué.

4. Ouvrez l’Assistant de planification.

5. Cliquez sur Ajouter des salles.

6. Sélectionnez le local dans lequel se déroulera le cours ou la rencontre en formule comodale.

7. Ajoutez-le aux Salles.

8. Cliquez sur OK.

Vous pouvez également inviter les participants à votre rencontre par la fenêtre de l’Assistant de planification.

9. Une fois que votre salle et vos participants sont ajoutés, cliquez sur Envoyer.

Une fois dans le local

1. Ouvrez l’ordinateur de la salle. Les moniteurs et les projecteurs s’ouvriront automatiquement.

2. Sur le panneau tactile CISCO, cliquez sur Rejoindre afin que la salle rejoigne la rencontre Zoom. Si votre rendez-vous Outlook a bel et bien été accepté et que le protocole SIP s’y trouve, votre rencontre apparaîtra au calendrier.

3. L’assistant ou vous-même pouvez ouvrir la séance sur le poste présentateur, sur un ordinateur portable ou sur une tablette au besoin. N’oubliez pas de brancher des écouteurs à votre appareil, de diminuer le son au minimum et de fermer le microphone une fois dans Zoom pour éviter les retours de son. La meilleure pratique est de ne pas joindre l’audio lorsque vous branchez un appareil à Zoom dans le local lors du séance en comodalité.

Joindre manuellement la réunion Zoom

Si votre rencontre n’apparaît pas au calendrier, vous pouvez joindre manuellement la réunion Zoom :

1. Cliquez sur Joindre Zoom.

2. Entrez le numéro de la réunion, le code secret et votre clé d’hôte aux endroits prévus à cet effet. Si vous n’entrez pas votre clé d’hôte, la salle sera alors considérée comme un participant. Certaines options Zoom ne seront pas accessibles.

Commandes principales de la salle comodale

Sélectionner une caméra   

Pour accéder au menu de contrôle des caméras, cliquez sur le bouton Caméra à partir du panneau CISCO.

Par défaut à l’ouverture du système, c’est la vue de groupe qui est affichée. La caméra utilisée pour la vue Groupe, Images ou Locuteur est composée de 4 caméras située à l’avant du local (barre grise ou le Speaker Track).

• La vue Groupe permet une vue d’ensemble des personnes présentes dans le local;

• La vue Images permet l’affichage de plusieurs zoom sur les personnes qui parlent;

• La vue Locuteur permet un zoom sur le locuteur.

La caméra avec la vue Présentateur se déplace quant à elle à l’intérieur d’un espace prédéfini en suivant les mouvements du présentateur. Elle est située sur le mur près de la porte.

• Pour afficher la vue Présentateur, cliquez sur l’icône Caméra et choisissez la tuile Présentateur.

Partager du contenu (documents, pages Web, etc.) 

1. Ouvrez les documents ou les pages Web que vous souhaitez partager sur le poste du présentateur. Si vous utilisez votre ordinateur portable, reliez-le au système par un câble hdmi. La prise est sous le téléviseur à l’avant de la salle.

2. Cliquez sur l'icône Partager.

Cliquez ensuite sur le bouton vert Partager en appel pour diffuser le contenu à la fois aux personnes en présentiel et à la fois aux personnes à distance. Pour projeter seulement en salle, choisissez Afficher.

Partage d’écran par un participant

Si un participant dans la salle en présence veut partager son écran, il inscrit dans son navigateur Web (sur son propre appareil) http://share.zoom.us et entre le numéro de la rencontre Zoom et le mot de passe. Au besoin, vous pouvez faire apparaître ces informations en cliquant sur Clavier puis sur la touche 1 puis sur la touche 9.

Si un participant est à distance et souhaite partager son écran, il le fait à partir de l’option de partage dans Zoom, comme à l’habitude. Son partage s’affichera en salle de classe et dans l'écran des gens à distance.

Outils (options) Zoom

Plusieurs fonctionnalités de Zoom sont désormais accessibles par le panneau tactile CISCO.

• L’icône Disposition permet le contrôle de l’affichage des vidéos des personnes à distance;

• L’icône Participants permet l’affichage de la liste des participants et des personnes dans la salle d’attente (et leur admission le cas échéant);

• L’icône Options organisateur, accessible si vous êtes l’organisateur de la rencontre, permet le démarrage de l’enregistrement, le verrouillage de la rencontre, le contrôle du son des personnes participantes à leur arrivée, l’activation de la salle d’attente, etc.;

• L’icône Plus permet l’affichage du clavardage et des sous-titres.

Fermer le microphone ou le haut-parleur de la salle 

Vous pouvez contrôler le volume dans salle par l’icône du haut-parleur.

Vous pouvez également couper le micro de la salle par l’icône Couper le son.

Afficher un aperçu de l’image diffusée à distance

L’image renvoyée à distance apparaît sur les moniteurs à l’avant et à l’arrière de la classe.

Le panneau tactile vous permet de déplacer l’image au besoin ou de la faire apparaître au besoin. Pour ce faire :

Cliquez sur Selfview.

Cliquez sur Afficher durant l’appel.

Repositionnez le retour d’image au besoin par un glisser-déposer.

Mettre fin à l’appel Zoom  

Utilisez l’option Mettre fin à l’appel sur le panneau tactile.

Une fois l’appel terminé, fermez l’ordinateur de la salle puis quittez. Les moniteurs et le projecteur basculeront en veille automatiquement.