Tutoriel A-2038 (Ringuet) - Laboratoire de langues
Capacité de 30 places.
Les réservations du local 2038 du pavillon Ringuet sont effectuées par le biais du calendrier Outlook (marche à suivre ci-dessous). Pour plus de renseignements, écrivez à Tammy Davis, agente d’administration aux affaires départementales, Département des langues modernes et traduction.
- 1 Réservation du local dans Outlook
- 2 Avant votre arrivée dans le local
- 3 Une fois dans le local
- 3.1 Démarrage des équipements
- 3.2 Annotation de documents
- 3.2.1 OpenBoard
- 3.2.2 Whiteboard de Microsoft 365
- 3.2.3 PowerPoint
- 4 Utilisation du local en formule comodale
- 5 Avant de quitter le local
Réservation du local dans Outlook
Pour utiliser le local, que ce soit en formule comodale ou uniquement en présentiel, vous devez le réserver dans Outlook. De plus, si vous souhaitez joindre une rencontre Zoom à partir du local, il est impératif de suivre les les étapes ci-dessous lors de votre réservation. Une fois dans la salle, il vous suffira de sélectionner votre rendez-vous sur le panneau tactile.
Créez un nouveau rendez-vous dans votre calendrier Outlook qui correspond à la période couverte par votre rencontre.
Copiez-collez l’invitation Zoom pour la rencontre comodale dans l’espace de description du rendez-vous. Assurez-vous que le protocole SIP est indiqué.
Vous pouvez également créer votre réunion Zoom à partir du plugin Zoom directement dans Outlook si vous le souhaitez.
Ouvrez l’Assistant de planification.
Cliquez sur Ajouter des salles.
Sélectionnez le Local, 2222-AT.
Ajoutez-le aux Salles.
Cliquez sur OK.
Vous pouvez également inviter les participants à votre rencontre par la fenêtre de l’Assistant de planification.
Une fois que votre salle et vos participants sont ajoutés, cliquez sur Envoyer.
L’approbation de la réservation du local est faite manuellement. Par conséquent, assurez-vous d’avoir reçu la confirmation de réservation du local avant de vous y rendre.
Avant votre arrivée dans le local
Le matériel nécessaire au fonctionnement des moniteurs interactifs SMART est disponible en prêt à la bibliothèque. Pour y avoir accès :
Réservez le matériel nécessaire en remplissant le formulaire sous ce lien : https://oraprdnt.uqtr.uquebec.ca/portail/gscw031?owa_no_site=874&owa_no_fiche=235 (demandez le stylet Smart Board pour A-2038 et le l'émetteur Shure avec micro au besoin).
Récupérez le matériel au comptoir de prêt de la bibliothèque avant votre arrivée dans le local.
Une fois dans le local
Le local est muni de plusieurs équipements représentatifs de ce que nous retrouvons dans les nouvelles salles de l’UQTR. Il s’agit d’un laboratoire de langue et non d’une salle conventionnelle d’où la multiplicité des technologies qu’on y trouve.
Démarrage des équipements
Projection identique sur tous les projecteurs
Pour ouvrir ou fermer les projecteurs et les moniteurs de la salle, cliquez sur Ouvrir sur le panneau tactile CISCO puis cliquez sur Ouvrir le système sous l’onglet Contrôle général.
Choisissez la source que vous souhaitez afficher sur tous les projecteurs.
PC : pour l’ordinateur du poste du présentateur. Démarrez-le manuellement si vous souhaitez l’utiliser.
HDMI : pour un ordinateur portable branché au câble HDMI du poste du présentateur.
USB-C : pour un ordinateur portable branché au câble USB-C du poste du présentateur.
Participants : pour afficher sur les projecteurs les vignettes des personnes à distance.
Les moniteurs avant et arrière affichent la source des projecteurs si la salle n’est pas utilisée en comodalité.
Moniteurs SMART
Si les moniteurs SMART ne sont pas activés par la fonctionnalité Ouvrir le système, il faudra les allumer manuellement.
Pour ouvrir les moniteurs SMART, appuyez sur le bouton de mise en marche dans le coin inférieur droit de l’appareil.
Appuyez sur le bouton de choix de source pour déterminer ce qui sera affiché sur chaque moniteur SMART.
Pour afficher sur les moniteurs SMART la même source que celle des projecteurs, cliquez sur HDMI 1.
Les deux moniteurs SMART sont liés à l’ordinateur du poste du présentateur. Vous pouvez donc utiliser les fonctions tactiles de l’un ou de l’autre.
Projection différente selon les projecteurs
Les sources projetées à partir du poste du présentateur peuvent être différentes pour chacun des projecteurs.
Pour choisir la source pour chaque projecteur ou moniteur de la salle, cliquez sur Ouvrir sur le panneau tactile CISCO puis choisissez l’onglet Projecteurs (ou Moniteurs pour le choix de source des moniteurs).
Choisissez la source à afficher sur chacun des projecteurs :
PC : pour l’ordinateur du poste du présentateur. Démarrez-le manuellement si vous souhaitez l’utiliser.
HDMI : pour un ordinateur portable branché au câble HDMI du poste du présentateur.
USB-C : pour un ordinateur portable branché au câble USB-C du poste du présentateur.
Vous pouvez également accéder au contrôle des projecteurs en cliquant sur l’icône réglages sur le panneau CISCO (en haut à droite).
Annotation de documents
Le local est muni de deux moniteurs interactifs : un moniteur SMART tout près du poste du présentateur et un autre, plus grand, à gauche du téléviseur NEC (qui affiche les participants à distance). Les outils d’annotation présentés sont recommandés pour les deux appareils.
Pour un fonctionnement optimal des appareils interactifs, vous devez utiliser les stylets. Le matériel est au comptoir de prêt de la bibliothèque et doit être réservé et récupéré avant votre arrivée dans le local.
Si vous utilisez le tableau blanc du moniteur SMART (celui qui est propre à l’appareil), il ne pourra être projeté dans la salle ou à distance.
OpenBoard
Si vous souhaitez annoter un document pdf, un site Web ou une application pendant votre cours, nous vous suggérons d’utiliser OpenBoard qui est déjà installé sur le poste du présentateur. L’application est également téléchargeable gratuitement en ligne pour installation sur vos ordinateurs personnels au besoin.
Pour annoter un document
Préparez les documents à présenter.
Démarrez l’application OpenBoard.
Cliquez sur Documents.
Cliquez sur Importer puis choisissez le document dont vous avez besoin.
Ajustez l’affichage puis annotez comme désiré. Les doigts ou les stylets, qui ne nécessite pas de piles, peuvent être utilisés pour écrire sur les écrans interactif.
Pour annoter un site Web ou une application de bureau
Ouvrez le site Web ou l’application à annoter.
Démarrez l’application OpenBoard.
Cliquez sur Bureau.
Utilisez les outils d’annotation pour annoter ce qui est affiché sur votre ordinateur.
Si vous utilisez cette fonctionnalité, vous devez effacer vos annotations au fur et à mesure. Les marques ne s’effacent pas automatiquement au changement de page ou d’application.
Si vous utilisez OpenBoard pour annoter des documents, des logiciels ou des sites Web, vous pouvez l’utiliser aussi comme tableau blanc.
Démarrez l’application OpenBoard.
Utilisez le stylet et écrivez sur l'écran interactif.
Pour en apprendre davantage sur le fonctionnement d’OpenBoard, visitez notre page Confluence dédiée : OpenBoard
Whiteboard de Microsoft 365
Accédez à votre compte Microsoft 365 UQTR sur l’ordinateur lié au moniteur que vous souhaitez utiliser.
Choisissez l’application Whiteboard.
Ouvrez un tableau blanc.
Utilisez le stylet et écrivez sur le moniteur interactif.
Consultez le Whiteboard pour un tutoriel sur son utilisation.
Pour un travail commun sur un même tableau blanc, vous pouvez créer un tableau dans Whiteboard et le partager à vos participants. Ainsi, tout le monde contribuera à partir de son îlot au même tableau et la version alimentée par toutes les équipes sera celle enregistrée.
PowerPoint
Si vous utilisez PowerPoint et que vous ne souhaitez pas basculer d’une application à une autre, vous pouvez glisser des diapositives blanches dans votre présentation et utiliser les outils d’annotation de PowerPoint.
Démarrez l’application de bureau de PowerPoint.
Ouvrez votre fichier de présentation.
Affichez votre présentation en mode diaporama.
Touchez au bas de l'écran interactif afin de faire apparaître la barre d’outils.
Écrivez sur la diapositive blanche.
Il est essentiel d’utiliser l’application de bureau de PowerPoint pour un fonctionnement optimal des outils d’annotation et la sauvegarde des notes prises.
Utilisation du local en formule comodale
Joindre la réunion Zoom
Sur le panneau tactile CISCO, cliquez sur Rejoindre afin que la salle rejoigne la rencontre Zoom. Si votre rendez-vous Outlook a bel et bien été accepté et que le protocole SIP s’y trouve, votre rencontre apparaîtra au calendrier.
Le bouton Rejoindre est accessible 5 minutes avant l’heure du début du rendez-vous. Si vous prévoyez vous brancher plus longtemps d’avance, il faut le planifier dans le calendrier Outlook de réservation de la salle.
Si, dans la programmation de votre rencontre Zoom, vous avez mis une salle d’attente ou si l’option « Autoriser les participants à se joindre à tout moment » est désactivée, la salle ne pourra pas rejoindre la rencontre sauf si vous saisissez votre clé d’hôte ou si vous démarrez la rencontre à partir d’un ordinateur.
Pour récupérer votre clé d’hôte ou pour vérifier les paramètres de votre rencontre Zoom, visitez le uqtr.zoom.us.
Joindre manuellement la réunion Zoom
Si votre rencontre n’apparaît pas au calendrier, vous pouvez joindre manuellement la réunion Zoom :
Cliquez sur Zoom.
Entrez le numéro de la réunion, le code secret et votre clé d’hôte aux endroits prévus à cet effet. Si vous n’entrez pas votre clé d’hôte, la salle sera alors considérée comme un participant. Certaines options Zoom ne seront pas accessibles.
Le son est capté dans toute la salle dès que la connexion à la réunion est faite. À distance, les gens entendront les participants sur place. Pour que les gens à distance n’entendent pas, il faut utiliser le bouton Couper le son à partir du panneau tactile.
L’assistant ou vous-même pouvez ouvrir la séance Zoom sur un ordinateur portable ou une tablette au besoin (pour la gestion des groupes de discussion par exemple). Pour éviter les retours de son, il est impératif de se connecter sans rejoindre l’audio de l’ordinateur.
Commandes principales de la salle comodale
Sélectionner une caméra
Pour accéder au menu de contrôle de caméra, cliquez sur le bouton Caméra à partir du panneau CISCO.
Par défaut à l’ouverture du système, c’est la caméra pointée vers les participants (barre grise ou speaker track) qui capte l’image.
Cette caméra propose trois vues :
La vue Groupe permet une vue d’ensemble des personnes présentes dans le local;
La vue Images permet l’affichage de plusieurs zoom sur les personnes qui parlent;
La vue Locuteur permet un zoom sur le locuteur.
Pour activer la caméra du présentateur, accédez au menu de contrôle de caméra sur le panneau CISCO puis choisissez l’une des tuiles suivantes :
Le mode Présentateur qui indique à la caméra de suivre une personne qui se déplace.
Le mode Manuel qui permet de zoomer sur le locuteur de votre choix ou de déplacer la caméra de gauche à droite ou de haut en bas.
Les boutons d’appel de caméra fixés aux murs ne fonctionnent pas pour le moment.
Peu importe la caméra choisie, nous vous suggérons d’activer le retour d’image (selfview) afin de visualiser ce que les personnes à distance voient.
Cliquez sur Retour d’image (selfview)
Activez la fonction Afficher durant l’appel.
Repositionnez le retour d’image au besoin par un glisser-déposer.
Partager du contenu (documents, pages Web, etc.)
Ouvrez les documents ou les pages Web que vous souhaitez partager sur le poste du présentateur. Si vous utilisez votre ordinateur portable, reliez-le au poste du présentateur par un câble HDMI ou USB-C.
Cliquez sur l'icône Partager.
Cliquez sur le bouton vert Partager en appel.
Pour écrire à la main et partager à distance, utilisez le moniteur interactif du poste du présentateur. Notez que les options tactiles ne fonctionnent qu’avec l’ordinateur du poste du présentateur.
Les outils d’annotation suggérés sont présentés ci-dessus.
Partage d’écran par un participant
Si un participant dans la salle en présence veut partager son écran, il inscrit dans son navigateur web (sur son propre appareil) http://share.zoom.us et entre le numéro de la rencontre Zoom et le mot de passe. Au besoin, ces informations se trouvent sur le panneau tactile, entre autres dans les Options Zoom.
Si un participant est à distance et souhaite partager son écran, il le fait à partir de l’option de partage dans Zoom, comme à l’habitude. Son partage s’affichera dans la salle et dans l'écran des gens à distance.
Les participants en présence peuvent aussi partager en joignant la rencontre Zoom. Si des personnes dans la salle se joignent à la rencontre dans Zoom, il est impératif de ne pas joindre l’audio. Autrement, il risque d’y avoir des retours de son.
Outils (options) Zoom
Plusieurs fonctionnalités de Zoom sont accessibles par le panneau tactile CISCO.
L’icône Disposition permet le contrôle de l’affichage des vidéos des personnes à distance;
L’icône Participants permet l’affichage de la liste des participants et des personnes dans la salle d’attente (et leur admission le cas échéant);
L’icône Options de l’hôte, accessible si vous êtes l’organisateur de la rencontre, permet le démarrage de l’enregistrement, le verrouillage de la rencontre, le contrôle du son des personnes participantes à leur arrivée, l’activation de la salle d’attente, etc.;
L’icône Plus permet l’affichage du clavardage et des sous-titres.
Fermer le microphone ou le haut-parleur de la salle
Vous pouvez couper le micro de la salle par l’icône Couper le son.
Vous pouvez également contrôler le volume dans salle par l’icône du haut-parleur.
Mettre fin à l’appel Zoom
Pour mettre fin à l’appel Zoom, utilisez l’option Terminer l’appel sur le panneau tactile CISCO.
Avant de quitter le local
Pour fermer les projecteurs et les moniteurs de la salle, cliquez sur Ouvrir sur le panneau tactile CISCO puis basculez le bouton Ouvrir le système sous l’onglet Contrôle général.
Fermez l’ordinateur du poste présentateur si vous l’aviez démarré.
Éteignez les moniteurs SMART en appuyant sur le bouton de mise en marche dans le coin inférieur droit des deux appareils au besoin.