Tutoriel C-2002a (Pierre-Boucher) - salle du conseil
Capacité de 39 places.
Les réservations du local 2002a du pavillon Pierre-Boucher sont effectuées auprès du Secrétariat général par le biais du calendrier Outlook (marche à suivre ci-dessous). Pour plus de renseignements, écrivez à secretariat.general@uqtr.ca.
Réservation du local dans Outlook
Pour que vous puissiez joindre la rencontre Zoom à partir du local, il est préférable au préalable de le réserver dans Outlook en suivant les étapes ci-dessous. Une fois dans la salle, il vous suffira de sélectionner votre rendez-vous sur le panneau tactile.
Créez un nouveau rendez-vous dans votre calendrier Outlook qui correspond à la période couverte par votre rencontre.
Si votre plage horaire est récurrente, utilisez l’onglet Périodicité afin de programmer en une seule opération toutes les rencontres.
Copiez-collez l’invitation Zoom pour la rencontre comodale dans l’espace de description du rendez-vous. Assurez-vous que le protocole SIP est indiqué.
Vous pouvez également créer votre réunion Zoom à partir du plugin Zoom directement dans Outlook si vous le souhaitez.
Ouvrez l’Assistant de planification.
Cliquez sur Ajouter des salles.
Sélectionnez le Local, C-2002A.
Ajoutez-le aux Salles.
Cliquez sur OK.
Vous pouvez également inviter les participants à votre rencontre par la fenêtre de l’Assistant de planification.
Une fois que votre salle et vos participants sont ajoutés, cliquez sur Envoyer.
L’approbation de la réservation du local est faite manuellement par le Secrétariat général. Par conséquent, assurez-vous d’avoir reçu la confirmation de réservation du local avant de vous y rendre.
Une fois dans le local
Le local est muni d’un ordinateur portable. Le mot de passe pour y accéder est communiqué lors de la confirmation de la réservation. Vous pouvez aussi utiliser votre appareil en le branchant au câble HDMI qui relie déjà l’ordinateur portable au meuble du côté président.
Les toiles motorisées, l'éclairage, l’affichage dans les moniteurs sont contrôlés à partir du panneau CISCO disposé sur la table du côté président.
Contrôle des équipements de la salle
Projecteur et écran de projection
Pour ouvrir ou fermer le projecteur et l'écran de projection, cliquez sur Ouvrir sur le panneau tactile CISCO puis choisissez les options qui correspondent à ce que vous souhaitez.
Éclairage, toiles et image envoyée aux moniteurs
La salle est munie de toiles motorisées, de zones d'éclairage et de moniteurs en plus du système de projection. Le contrôle de ces équipements se fait par le biais de l’icône réglages sur le panneau tactile CISCO en haut à droite.
Modification de l’image envoyée aux moniteurs
En contexte de rencontre comodale, l’image des moniteurs est par défaut celle des participants à distance. Si vous souhaitez voir la projection dans les moniteurs, vous devez :
Cliquer sur l’icône réglages.
Choisir la tuile Moniteurs.
Choisir Présentation.
Il est également possible de fermer les moniteurs par cette même interface.
Joindre la réunion Zoom
Sur le panneau tactile CISCO, cliquez sur Rejoindre afin que la salle rejoigne la rencontre Zoom. Si votre rendez-vous Outlook a bel et bien été accepté et que le protocole SIP s’y trouve, votre rencontre apparaîtra au calendrier.
Le bouton Rejoindre est accessible 5 minutes avant l’heure du début du rendez-vous. Si vous prévoyez vous brancher plus longtemps d’avance, il faut le planifier dans le calendrier Outlook de réservation de la salle.
Joindre manuellement la réunion Zoom
Si votre rencontre n’apparaît pas au calendrier, vous pouvez joindre manuellement la réunion Zoom :
Cliquez sur Zoom.
Entrez le numéro de la réunion, le code secret et votre clé d’hôte aux endroits prévus à cet effet. Si vous n’entrez pas votre clé d’hôte, la salle sera alors considérée comme un participant. Certaines options Zoom ne seront pas accessibles.
Le son est capté dans toute la salle dès que la connexion à la réunion est faite. À distance, les gens entendront les participants sur place. Pour que les gens à distance n’entendent pas, il faut utiliser le bouton Couper le son à partir du panneau tactile.
Commandes principales de la salle comodale
Toutes les commandes se trouvent sur le panneau tactile CISCO. Voici des indications sur les opérations de base à réaliser pour un fonctionnement adéquat de la salle en formule comodale.
Sélectionner une caméra
Pour accéder au menu de contrôle des caméras, cliquez sur le bouton Caméra à partir du panneau CISCO.
Par défaut à l’ouverture du système, c’est la caméra pointée vers le bureau du président qui capte l’image. Deux options s’offrent à vous.
Le mode Présentateur qui indique à la caméra de suivre une personne qui se déplace.
Le mode Manuel qui permet de zoomer sur le locuteur de votre choix. C’est le mode suggéré pour cette salle.
En mode Manuel, vous pourrez :
Basculer de la caméra président à la caméra observateurs.
Déplacer de gauche à droite ou de haut en bas l’une ou l’autre des caméras.
Zoomer sur une personne ou un endroit choisi à partir de l’une ou l’autre des caméras.
Partager du contenu (documents, pages Web, etc.)
Ouvrez les documents ou les pages Web que vous souhaitez partager sur l’ordinateur portable du côté président. Si vous utilisez votre ordinateur portable, reliez-le au système par le câble HDMI.
Cliquez sur l'icône Partager.
Si vous utilisez votre ordinateur portable, vous pouvez prendre le câble HDMI ou le câble USB-C du côté président. Assurez-vous toutefois que l’ordinateur portable de la salle n’est plus lié au système au moment où vous affichez ou partagez le contenu de votre appareil.
De surcroît, pour que le signal vidéo fonctionne via le câble USB-C, ce dernier doit être branché dans une prise « thunderbolt », c’est-à-dire une prise marquée d’un éclair (voir la photo ci-contre).
Cliquez ensuite sur le bouton vert Partager en appel pour diffuser le contenu à la fois aux personnes en présentiel et à la fois aux personnes à distance. Pour projeter seulement en salle, choisissez Afficher.
Partage d’écran par un participant
Si un participant dans la salle en présence veut partager son écran, il inscrit dans son navigateur Web (sur son propre appareil) http://share.zoom.us et entre le numéro de la rencontre Zoom et le mot de passe. Au besoin, vous pouvez faire apparaître ces informations en cliquant sur Clavier puis sur la touche 1 puis sur la touche 9.
Les participants en présence peuvent aussi partager en joignant la rencontre Zoom. Si des personnes dans la salle se joignent à la rencontre dans Zoom, il est impératif de ne pas joindre l’audio. Autrement, il risque d’y avoir des retours de son.
Si un participant est à distance et souhaite partager son écran, il le fait à partir de l’option de partage dans Zoom, comme à l’habitude. Son partage s’affichera en salle et dans l'écran des gens à distance.
Outils (options) Zoom
Plusieurs fonctionnalités de Zoom sont accessibles par le panneau tactile CISCO.
L’icône Disposition permet le contrôle de l’affichage des vidéos des personnes à distance;
L’icône Participants permet l’affichage de la liste des participants et des personnes dans la salle d’attente (et leur admission le cas échéant);
L’icône Options organisateur, accessible si vous êtes l’organisateur de la rencontre, permet le démarrage de l’enregistrement, le verrouillage de la rencontre, le contrôle du son des personnes participantes à leur arrivée, l’activation de la salle d’attente, etc.;
L’icône Plus permet l’affichage du clavardage et des sous-titres.
Fermer le microphone ou le haut-parleur de la salle
Vous pouvez couper le micro de la salle par l’icône Couper le son.
Vous pouvez également contrôler le volume dans salle par l’icône du haut-parleur.
Afficher un aperçu de l’image diffusée à distance
L’image renvoyée à distance apparaît sur les moniteurs au centre de la salle.
Le panneau tactile CISCO vous permet d’afficher l’image diffusée à distance ou de la déplacer dans l'écran au besoin. Pour ce faire :
Cliquez sur Selfview.
Activez la fonction Afficher durant l’appel.
Repositionnez le retour d’image au besoin par un glisser-déposer.
Mettre fin à l’appel Zoom
Utilisez l’option Mettre fin à l’appel sur le panneau tactile.
Une fois l’appel terminé, fermez l’ordinateur de la salle puis quittez. Les moniteurs et le projecteur basculeront en veille automatiquement.
Numéro d’urgence pour les salles comodale : poste 6333