J-0405 (Desjardins-Hydro-Québec) - salle Zoom

Une fois dans le local

1. Ouvrez l’ordinateur du présentateur (ordinateur de la salle).

2. Connectez-vous à votre compte Zoom et débutez votre rencontre. Ne joignez pas l’audio ni n’ouvrez de caméra à partir de l’ordinateur du présentateur. Si vous utilisez votre portable, ne rejoignez pas l’audio au moment de la connexion à Zoom. Autrement, des retours de son pourraient survenir.

3. Appuyez sur l’écran Crestron et sélectionnez Commandes de la salle afin d’ouvrir le moniteur et le projecteur.

• Ordinateur du présentateur : permet de projeter ce qui est affiché sur le poste du présentateur (ordinateur de la salle).

• Portable HDMI : vous pouvez brancher votre ordinateur portable au câble HDMI au mur. Assurez-vous d’avoir en main un fil assez long si vous souhaitez vous asseoir à la table. Le portable ainsi branché peut être projeté directement dans la salle.

• Zoom (vue locale ou partage d’écran) : essentiel si d’autres personnes partagent dans Zoom. Permet d’afficher sur le projecteur dans la salle le partage d’écran fait dans Zoom.

Branchement de la salle à la rencontre Zoom

Vous devez joindre la réunion Zoom à partir du panneau noir Crestron. En fait, la salle 0405 DHQ doit se joindre à la rencontre à titre de participante. Pour ce faire, choisissez l’option Rejoindre sur le panneau.

Inscrivez les informations de la rencontre Zoom à laquelle la salle doit accéder (ID de rencontre et code secret).

Son et image dans la salle

Le son est capté dans toute la salle à partir du moment où elle est branchée dans la réunion. Pour que les gens à distance n’entendent pas, il faut utiliser l’option Mettre en sourdine.

La caméra peut être mise en marche ou éteinte en appuyant sur l’option Démarrer la vidéo.

Par défaut, l’affichage dans la salle est en mode présentateur, donc vous ne voyez pas l’image renvoyée à distance. Il faut changer l’affichage et le mettre en mode galerie pour voir votre retour d’image dans le téléviseur au fond de la salle. Appuyez sur Modifier l’affichage pour ce faire.

Contrôle de la caméra

L’image de la salle est captée par la caméra tout au fond. Vous pouvez contrôler manuellement la caméra pour qu’elle pointe sur une personne dans la salle. Appuyez sur Contrôle de la caméra pour accéder aux commandes de la caméra.

Faire un gros plan sur le tableau pour que les gens à distance puissent voir ce qu’on y écrit n’est pas une solution optimale pour les participants. Pour écrire à la main et que les participants à distance voient bien, vous pouvez utiliser l’ordinateur de la salle, ouvrir un navigateur et aller à https://whiteboard.microsoft.com/ . Vous partagerez ensuite l'écran dans Zoom et les participants verront bien votre tableau blanc virtuel.

Partage de documents

Le partage de documents se fait par le partage dans Zoom. Vous pouvez partager à partir de l’ordinateur du présentateur, à même votre fenêtre de rencontre Zoom. Vous partagez comme vous le faites habituellement dans Zoom.

Pour partager des documents à partir d’un ordinateur qui n’est pas branché à la rencontre Zoom, il faut ouvrir un navigateur sur l’appareil et aller sur zoom.share.us. Entrez ensuite le numéro de la réunion et le code secret.

Options Zoom

Plusieurs fonctionnalités de Zoom sont accessibles à même le panneau noir Crestron.

L’option Sécurité permet de contrôler les paramètres de la rencontre et les droits des participants :

• Verrouiller la réunion

• Activer ou désactiver la salle d’attente

• Masquer les photos de profil

• Permettre le partage d'écran et l’accès au clavardage

• Etc.

L’option Gérer les participants permet l’accès à la liste des participants dans Zoom ainsi que la mise en sourdine des micros.

L’option Discussion correspond au module de clavardage dans Zoom. Permet de clavarder et de lire les messages.

L’option Diviser en groupe permet de créer des salles de discussion pour les activités de sous-groupes.

L’option Terminer met fin à la réunion Zoom. La salle peut alors quitter la réunion ou terminer la réunion pour tous.

Microphones  

Le son est capté par les microphones blancs au plafond. Cela dit, la personne située près du tableau est moins bien captée par ces micros. Afin que les gens entendent bien, il y a un microphone dans la pochette noire dans le meuble de l’ordinateur du présentateur. Pour faire fonctionner le micro dans la pochette, il suffit d’appuyer sur le bouton mise en marche et de l’accrocher à votre vêtement. La salle le détecte automatiquement.

N’oubliez pas de l’éteindre une fois l’utilisation terminée et de remettre la pochette dans le tiroir après usage.