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Qu’est-ce qu’une boîte aux lettres d’archivage ?

Microsoft met à la disposition des usagers une boîte aux lettres d’archivage en ligne pour libérer de l’espace sur votre boîte aux lettres principale. Les éléments contenus dans la boîte aux lettres d’archivage ne sont pas pris en compte dans le calcul du quota de stockage courriel.

La boîte aux lettres d’archivage est une boîte aux lettres distincte qui s’affiche séparément dans Microsoft Outlook. La structure des dossiers de la boîte aux lettres principale y est répliquée au fur et à mesure que des éléments y sont ajoutés.

Open

Ne pas utiliser le dossier « Archive » de la boîte aux lettres principale

Voici les différences entre le dossier «Archive» et la boîte aux lettres d’archivage

• Dossier « Archive » de la boîte aux lettres principale

  • Sauvegarde locale sur votre ordinateur

  • Le contenu de ce dossier est pris en compte dans le calcul de l’espace utilisé

  • La structure des dossiers n’est pas répliquée

  • À ne pas utiliser

• Boîte aux lettres d’archivage

  • Sauvegarde dans le nuage Microsoft

  • Le contenu de ce dossier n'est pas pris en compte dans le calcul de l’espace utilisé

  • La structure des dossiers est répliquée

  • À utiliser

Open

Stratégies par défaut

Les stratégies suivantes sont automatiquement activées pour libérer de l’espace de stockage.

• Archivage automatique après 2 ans : les éléments de tous les dossiers sont automatiquement archivés après 2 ans.

• Suppression des éléments du dossier « Éléments supprimés » après 60 jours.

Déplacer des messages vers la boîte aux lettres d’archivage

Vous pouvez glisser n’importe quel message de n’importe quel dossier de la boîte principale vers la boîte aux lettres d’archivage et vice-versa. Autre option :

• Déplacer ou copier des messages manuellement : vous pouvez déplacer ou copier manuellement des messages de votre boîte aux lettres principale ou d’un fichier .pst vers votre boîte aux lettres d’archivage.

• Déplacer ou copier des messages à l’aide des règles de boîte de réception : vous pouvez créer des règles de boîte de réception dans Outlook pour déplacer automatiquement les messages vers un dossier de votre boîte aux lettres d’archivage.

Rechercher dans la boîte aux lettres d’archivage

Pour inclure la boîte aux lettres d’archivage dans les résultats de recherche, il faut sélectionner « Toutes les boîtes aux lettres » dans l’emplacement de recherche

Vous pouvez aussi sélectionner la boîte aux lettres d’archivage et rechercher uniquement dans la « Boîte aux lettres actuelle »

Appliquer une stratégie d’archivage ou de rétention personnalisée à un dossier

• Archivage : stratégie de déplacement des éléments dans l’archive en ligne

• Rétention : stratégie de suppression des éléments

Dossiers par défaut

La stratégie appliquée aux dossiers par défaut tels que la boîte de réception, les éléments envoyés et supprimés est contrôlée par le STI.

Dossiers personnels

Vous pouvez appliquer une stratégie différente sur chaque dossier personnel de votre boîte courriel pour supprimer ou archiver les messages après un certain temps.

1. Clique droit sur un dossier / propriétés / onglet « Stratégie »

2. Choisir la stratégie qui convient au dossier

3. Un délai de 24 heures est à prévoir pour que la stratégie s’applique