XM Fax - Utilisation du fax électronique
Le service des technologies de l'information a migré les lignes de fax vers une solution entièrement électronique sur la plateforme XM Fax de la compagnie OpenText.
Via cette plateforme les fax peuvent être envoyés par courriel (Microsoft Outlook), les appareils multifonctions Xerox du campus ou via l’interface web https://xmfax.uqtr.ca/fax.
- 1 Configuration de la ligne de fax
- 2 Numérotation pour l’envoi
- 3 Délais d’envoi et lignes occupées
- 4 Envoi de fax par courriel (Outlook)
- 5 Envoi de fax par Xerox multifonctions
- 6 Envoi de fax via l’interface Web
- 7 Confirmations d’envoi
- 8 Réception de fax
- 9 Information de l'émetteur
- 10 Carnet d’adresses
- 11 Historique des réceptions, d'émission et file d’attente d'émission
Configuration de la ligne de fax
Le service des technologies de l'information va communiquer avec votre service ou département afin de valider à quelle adresse courriel on doit associer la ligne de fax. Une fois le tout prêt le service des technologies de l'information vous enverra un courriel avec les détails d’utilisation de la plateforme de Fax. La réception sera active automatiquement par la nouvelle méthode.
Numérotation pour l’envoi
Le “9” n’est pas requis pour l’envoi de fax puisque le système va le faire automatiquement.
Le “1” est requis s’il s’agit d’un interurbain.
Vous pouvez entrer le numéro avec ou sans tirets.
Exemples de bons et mauvais numéros :
Valide
1-514-123-4567 ou 15141234567
819-376-5019 ou 8193765019
Non valide
9-1-514-123-4567 ou 915141234567
514-123-4567 ou 5141234567
Délais d’envoi et lignes occupées
Il faut compter environ 1 minute par page de fax à envoyer. Donc si vous joignez un document de 20 pages plus la page de couverture, alors l’envoi pourrait prendre une vingtaine de minutes.
En cas de ligne occupée le fax sera renvoyé jusqu'à 5 fois avec une pause de 5 minutes entre chaque tentative. Si vous n’avez pas reçu votre accusé de réception 30 minutes après l’envoi initial, alors le fax est en erreur et vous devrez le réacheminer.
Envoi de fax par courriel (Outlook)
Il suffit d’envoyer un courriel en respectant le format suivant : numéro_de_telephone@xmfax.uqtr.ca
Par exemple 8193761234@xmfax.uqtr.ca ou 15141234567@xmfax.uqtr.ca
Le sujet et le corps du courriel seront ajoutés à la page de couverture. Ne pas oublier de joindre vos documents lorsque nécessaire.
Envoi de fax par Xerox multifonctions
Il suffit d’utiliser la fonction Courriel sur les appareils Xerox du campus et respecter le format suivant : numéro_de_telephone@xmfax.uqtr.ca
Par exemple 8193761234@xmfax.uqtr.ca ou 15141234567@xmfax.uqtr.ca
Vous recevrez votre numérisation par courriel ainsi que la confirmation d’envoi du fax.
Envoi de fax via l’interface Web
Accéder à la plateforme web xmfax.uqtr.ca/fax en vous authentifiant avec votre compte UQTR et mot de passe.
Si votre interface est en anglais il est possible de le modifier via les options
Afin d’envoyer un nouveau Fax il suffit d’appuyer sur le bouton Nouveau fax à la gauche.
Ajouter un ou plusieurs destinataire(s) (nom, société et numéro de téléphone)
La page de couverture par défaut (UQTR_01.cse) affiche le logo de l’UQTR et les informations pertinentes. Il est possible de sélectionner aucune page de couverture, mais ce n’est pas recommandé.
Entez l’objet/sujet et un commentaire au besoin. Ceux-ci seront affichés sur la page couverture.
Joignez la(les) pièce(s) jointe(s) via le bouton parcourir.
Les pièces jointes peuvent être retirées dans la section du bas en cas d’erreuré.
Il est possible d’avoir un aperçu du fax avant de l’envoyer
Appuyer sur le bouton Soumettre lorsque prêt à envoyer!
Vous recevrez par courriel un avis d’envoi réussi ou bien un avis en cas d’erreur. Il est toujours possible de consulter l'état de l’envoi et l’historique via l’interface web https://xmfax.uqtr.ca/fax.
Confirmations d’envoi
Les confirmations d’envoi de Fax sont envoyés par courriel à l’adresse associée au numéro de Fax. Il est aussi possible de voir l'état d’un Fax envoyé dans l’interface web https://xmfax.uqtr.ca/fax via le menu Journal d'émission.
Réception de fax
Les Fax envoyés au numéro UQTR (ex: 819-376-5104) seront acheminés directement dans la boite courriel associée avec le numéro de Fax. Le fichier joint (.PDF) contiendra le Fax complet. Il est aussi possible de voir l'état d’un Fax envoyé dans l’interface web https://xmfax.uqtr.ca/fax via le menu Journal de réception.
Information de l'émetteur
Il est possible de modifier, pour votre compte, les informations de l'émetteur qui sont remplies par défaut.
Par défaut les informations sont remplies avec votre identifiant et les coordonnées de l’UQTR. Il suffit de sélectionner la 2e option afin de les modifier à votre guise. Ces informations seront enregistrées pour vos futurs envois via votre compte.
Carnet d’adresses
En utilisant l’interface web tout nouveau destinataire peut être ajouté au carnet d’adresses lié à votre compte personnel. L’interface le proposera après l’envoi d’un premier fax à un nouveau destinataire.
L’onglet Contacts permet de créer d’avance ou modifier les différents contacts à qui vous devez fréquemment envoyer des fax.
Historique des réceptions, d'émission et file d’attente d'émission
L’interface web https://xmfax.uqtr.ca/fax permet de facilement voir les fax reçus, émis et en cours d'émission pour un compte.
Journal de réception
Il est possible de visualiser, supprimer de l’historique et transférer des fax reçus. La visualisation contient tous les détails de la réception du fax.
Journal d'émission
Il est possible de resoumettre, supprimer de l'historique et visualiser les fax envoyés. La visualisation contient tous les détails de la réception du fax.
File d’attente d'émission
Il est possible de voir l'état d’un envoi, annuler un envoi ou réessayer un envoi en erreur.