Réservation d’un local comodal dans Outlook
- Céline Leblanc
Cette procédure ne concerne pas les locaux d’enseignement en formule comodale gérés par le Service de l'équipement.
Pour que vous puissiez joindre la rencontre Zoom à partir du local, il est préférable au préalable de le réserver dans Outlook en suivant les étapes ci-dessous. Une fois dans la salle, il vous suffira de sélectionner le bouton Rejoindre sur le panneau tactile. Notez que le bouton Rejoindre apparaît 5 minutes avant le début prévu de l’activité.
Pour faciliter la programmation d’une réunion dans Zoom à partir d’Outlook, téléchargez le module d’extension Zoom pour Microsoft Outlook. Si votre rencontre se déroule dans Teams, utilisez « Nouvelle réunion Teams » pour planifier la rencontre. Le module est par défaut dans Outlook.
Créez un nouveau rendez-vous dans votre calendrier Outlook qui correspond à la période couverte par votre réunion en formule comodale.
2. Si votre plage horaire est récurrente, utilisez l’onglet Périodicité afin de programmer en une seule opération toutes les rencontres.
3. Cliquez sur Programmer une réunion Zoom. Votre rencontre Zoom est ainsi automatiquement créée et vous pourrez en modifier les paramètres au besoin.
ou
3. Copiez-collez l’invitation Zoom pour la rencontre comodale dans l’espace de description du rendez-vous. Assurez-vous que le protocole SIP est indiqué.
4. Cliquez sur Emplacement.
Sélectionnez le local dans lequel se déroulera la rencontre en formule comodale.
Ajoutez-le aux Salles.
Cliquez sur OK.
Une fois que votre salle et vos participants sont ajoutés, cliquez sur Envoyer.
L’approbation de la réservation du local est faite de façon automatique par le système Outlook ou par une personne tierce. Par conséquent, assurez-vous d’avoir reçu la confirmation de réservation du local avant de vous y rendre.