Messagerie vocale Avaya Messaging (5100)

EMPLOYÉ ENSEIGNANT


La majorité du personnel de l'Université possède une boîte vocale jumelée à son poste téléphonique interne. Vous trouverez dans cet article un condensé des informations pour accéder à votre boîte vocale, changer votre mot de passe ou pour enregistrer un message temporaire.

Nous vous rappelons qu'il est important de bien identifier votre boîte vocale en enregistrant au moins un message externe et votre identification personnalisée. De plus, nous vous suggérons fortement d'enregistrer un message d'absence temporaire lorsque vous partez en vacances ou que vous vous absentez quelques heures.


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Navigation Messagerie

Lien rapide pour la navigation de la boite vocale : Aura Messaging - Navigation.pdf

Accéder à la messagerie vocale


Si vous voulez accéder à une autre boite vocale que celle du numéro dont vous appelez il faut faire * afin de pouvoir spécifier le numéro de la boite vocale avant le mot de passe.

Depuis votre poste téléphonique/téléphonie logicielle


  1. Composez le numéro interne de la messagerie vocale: 5100, ou, soulevez le combiné et appuyez sur Message (pour les appareils IP appuyez sur la touche ou sur Messagerie).
  2. Tapez votre mot de passe et appuyez sur le #.
  3. Vous accédez alors au menu principal.

De là, toutes les fonctions du système de messagerie vocale de l'Université sont accessibles.

Depuis l'extérieur de l'Université

Composez l'un des numéros suivants

  • Région de Trois-Rivières : 819-376-5100
  • Région de Québec : 418-659-2170, poste 5100
  • Région de Drummondville : 819-478-5011, poste 5100
  • Sans frais : 1 800 365-0922, poste 5100

Écoutez le message d'accueil du système.

Composez le numéro de votre boîte vocale (poste téléphonique) et appuyez sur le #

Entrez votre mot de passe et appuyez sur le #.

Vous accédez alors au menu principal.

De là, toutes les fonctions du système de messagerie vocale de l'Université sont accessibles.


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Premier accès


Mot de passe initial

Le mot de passe initial d'une boite vocale est 1111

Il devra être modifié lors de la première connexion.


Tutoriel

Lors de la première connexion à votre boite vocale vous pouvez suivre un tutoriel afin de bien la configurer. Le tutoriel peut être annulé à tout moment avec la touche #. Si vous sautez une étape en appuyant sur une touche au mauvais moment, alors le tutoriel stoppera, mais il vous sera à nouveau proposé lors de votre prochaine connexion.

Le tutoriel sera proposé à chaque connexion tant qu'il n'aura pas été fait au complet.

Voici les étapes du tutoriel :

  1. Changement du mot de passe
  2. Enregistrement de votre message d'accueil standard (nommé Salutation personnelle)
  3. Enregistrement de votre message "occupé" (serait entendu lorsque vous êtes déjà au téléphone)
  4. Enregistrement de votre message de non-disponibilité (serait entendu si vous modifiez votre disponiblité via l'option 5 de la boite vocale)
  5. Enregistrement de votre nom (sera utilisé si vous êtes en réunion)

Le tutoriel peut être activé/désactivé manuellement par le STI au besoin.

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Changer le mot de passe


  

Accédez à votre boîte vocale

Composez le 4, 2, 2 pour accéder au menu de mots de passe

Composez le nouveau mot de passe. Appuyez sur la touche #

Confirmez le nouveau mot de passe en le composant une nouvelle fois. Appuyez sur la touche #

Si vous avez oublié votre mot de passe ou si le système n'accepte plus votre mot de passe, veuillez communiquer avec le centre de service au Service des technologies de l'information.

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Modifier son emplacement


Outlook

Par défaut la boite vocale est raccordée à votre calendrier Outlook et indiquera aux gens lorsque vous êtes en réunion et à quelle heure celle-ci se termine. Vous pouvez désactiver cette fonction en forçant manuellement votre emplacement avec les options ci-dessous et la réactiver via l'option 9.

Le message entendu lorsque vous êtes en réunion sera "votre nom" suivi de la date et heure de fin de la réunion.

Accédez à votre boîte vocale

Dans le menu principal vous avez 3 options d'emplacement :

  • 6 : Au Bureau
  • 7 : En Vacances
  • 8 : Absence temporaire
  • 9 : Retourner au calendrier des emplacements (détection des réunions)

Vous pouvez passer d'un emplacement à un autre et ceci impactera le message d'accueil entendu sur la boite vocale.

Prenez soin d'enregistrer les messages adéquats selon votre emplacement

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Modifier vos messages d'accueil



Dates

Contrairement à l'ancien système (CallPilot) il est présentement impossible de mettre une date de fin à un message d'accueil temporaire/de vacances.

Il suffit de changer son statut via le menu principal afin de passer de l'emplacement de Au Bureau à Absence temporaire ou En vacances


Accédez à votre boîte vocale.

Composez le 4, suivi du 1 pour accéder au menu des messages d'accueil

Sélectionnez le message à enregistrer selon les choix suivants:

  • 1 : Message d'accueil personnel
  • 2 : Message "occupé" (Lorsque vous êtes au téléphone)
  • 3 : Message de non-disponibilité
  • 4 : Votre identification/nom
  • 5 : Message d'absence temporaire
  • 6 : Message d'absence de vacances

Entrez le 1 pour écouter le message actuel

Composez le 2 pour en enregistrer un nouveau et suivre les indications afin de confirmer l'enregistrement (option 1 après que le système ait rejoué le message).

Composez le 3 pour supprimer l'enregistrement en place.

Faites le # afin de retourner au menu précédent.


Vous pouvez activer le mode Ne pas déranger (NPD) afin que les personnes qui vous appellent n'entendent pas 5 sonneries avant d'obtenir votre boîte vocale


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Exemples de messages


Appelants internes ou externes

  • Bonjour ici « votre nom » du « secteur où vous travaillez », je suis absent(e) pour quelques instants. Alors, laissez-moi un message détaillé, je vous rappelle dès mon retour… Au revoir!
  • Bonjour. Vous avez joint la boîte vocale de « votre nom ». Je ne peux prendre votre appel pour le moment. Laissez-moi un message. Il me fera plaisir de vous rappeler dès mon retour… Au revoir!
  • Bonjour ici « votre nom », du « secteur où vous travaillez ». Malheureusement, je ne puis prendre votre appel. Laissez-moi un message. Merci.
  • Vous avez bien joint la boîte vocale de « votre nom ». Je ne suis pas disponible pour le moment, veuillez me laisser un message après la tonalité. Merci.

Message externe pour une personne qui répond pour un secteur

  • Bonjour. Vous avez joint la boîte vocale du « secteur où vous travaillez ». Nous ne sommes pas disponibles pour le moment. Laissez-nous un message, nous retournerons votre appel dans les plus brefs délais. Merci.

Message temporaire

  • Bonjour ici « votre nom » du « secteur où vous travaillez », veuillez prendre note qu’aujourd’hui, « telle date », je serai absent(e) du bureau. Alors, laissez-moi un message détaillé, je vous rappellerai dès demain… Au revoir!
  • Vous avez joint la boîte vocale de « votre nom », veuillez noter qu’aujourd’hui « telle date », je serai absent(e) du bureau pour le reste de la journée. Veuillez me laisser un message, je vous rappellerai à mon retour. Merci.
  • Bonjour ici « votre nom » du « secteur où vous travaillez ». Veuillez prendre note que je suis présentement en vacances et serai de retour « telle date ». Pour toute urgence vous pouvez communiquer avec « telle personne » à « tel numéro ». Sinon, laissez-moi un message détaillé, il me fera plaisir de retourner votre appel à mon retour… Au revoir!
  • Bonjour ici « votre nom » du « secteur où vous travaillez ». Je suis présentement en réunion (ou en formation). Laissez-moi un message, je vous rappelle dès mon retour… Au revoir!


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Diagramme de navigation dans les menus


Navigation Messagerie

Lien rapide pour la navigation de la boite vocale : Avaya Messaging - Navigation.pdf