SDÉP016-Consultation virtuelle

PROCÉDURE # :

SDÉP016 - CONSULTATION VIRTUELLE

TÂCHE :

Rédiger une consultation virtuelle

MISE EN CONTEXTE :

Lorsque vous devez obtenir une résolution sur un sujet donné rapidement et que votre réunion avec les membres n'est pas prochainement, vous devez obtenir votre résolution par le biais d'une consultation virtuelle. Voici donc la procédure pour vous aider dans cette création. Il est important de suivre chacune des étapes pour le bon fonctionnement de la consultation.

Au départ, avant de suivre les étapes de création d'une consultation virtuelle, il est nécessaire que votre site Chopin contienne les modèles de formulaires d'acceptation et de vote électronique anonyme fournis par le Service des technologies de l'information (STI) ainsi que les pages Acceptation, Confirmation et Vote électronique anonyme.

ÉTAPES DE LA TÂCHE	DÉTAILS DES ÉTAPES
	Il faut d'abord se rendre sur Chopin : Personet Outils de gestion Chopin (Gestion de sites Web) Cliquer sur le nom du site dans lequel se trouvera votre vote électronique.
Commencer par créer le 2^e formulaire (Question principale)	Lors de la création d'une consultation virtuelle, il faut commencer par créer le 2e formulaire (Question principale).Cliquer sur Outils, Formulaires WEB. Choisir le formulaire « Vote électronique-Modèle ». Cliquer sur le bouton (copier le formulaire). Il faut changer le nom du formulaire. Cliquer sur le bouton et changer le titre du vote. Inscrire les dates et l’heure de la période pendant laquelle les gens pourront voter c’est très important. Il est suggéré de mettre la date du jour comprise dans l’accessibilité du formulaire. Vous pourrez ainsi tester le vote après la création. Cliquer sur Enregistrer, puis sur Rubriques. Modifier le texte des rubriques en cliquant sur le crayon, puis cliquer sur Transférer dans la page d'origine. C'est la seule rubrique que vous avez à vous occuper. Vous devez appuyer sur le bouton Enregistrer.
2. Brancher le formulaire dans une page du site Chopin	Il faut maintenant brancher le formulaire dans une page du site, et donc il faut créer une nouvelle page. Aller sur Contenu du site, cliquer sur le bouton puis sélectionner Formulaire de saisie dans la liste déroulante. Dans l’exemple, nous avons nommé la page : Vote anonyme – Sujet (modèle 2019). Et dans le champ Associé À : Cliquer sur le menu déroulant et sélectionner le vote qu'on vient de créer, puis cliquer sur Enregistrer.
3. Créer un message de confirmation (une nouvelle page) qui sera branchée dans le 2e formulaire (lequel sera créé à l'étape 4)	Avant de créer le 2^e formulaire, il faut créer un message de confirmation qui dira aux gens qu’ils ont répondu à la 1^re question (acceptation préalable) et qu’ils doivent maintenant répondre à la 2^e question. On y joint un lien qui les dirigera à la 2^e question. Aller sur Contenu du site, cliquer sur le bouton puis sélectionner Contenu HTML. Nommer la page Confirmation-Sujet. Dans l'exemple, nous avons nommé la page Confirmation-MODÈLE JUIN 2019. Inscrire le texte « Veuillez maintenant voter sur la question principale (2e étape) en cliquant sur le lien suivant : VOTE ». Dans Option : s’assurer que la case Page visible est cochée (si on veut être capable de sélectionner cette page lorsqu’on crée le formulaire d’acceptation du vote et qu’on dit d’afficher cette page lorsque les gens auront répondu à la première question). S’assurer que la case Inclure au menu n’est pas cochée (on ne veut pas que cette page soit au menu de la page principale du site web). Sélectionner le texte sur lequel le lien sera placé, puis cliquer Insertion, Lien vers…. et le mot Page. La fenêtre suivante s'affichera : Il s'agit de choisir la page créée à l'étape 2, puis cliquer sur Enregistrer (important de cliquer sur le dessin de la page et non le titre de la page).
4. Créer le formulaire de la 1re question (Acceptation ou vote préalable)	Cliquer sur Outils, Formulaires WEB. Choisir le formulaire «Acceptation d'un vote électronique-Modèle». Cliquer sur le bouton (copier le formulaire). Il faut changer le nom du formulaire. Cliquer sur le bouton et changer le titre du vote. Dans l'exemple, nous avons nommé la page VE-MODÈLE JUIN 2019. Inscrire les dates et l'heure de la période pendant laquelle les gens pourront voter, c'est très important. Dans la case Suite à la transmission d'une fiche, afficher cette page, cliquer sur le menu déroulant et sélectionner la page de confirmation créée à l'étape 3. Cliquer sur Enregistrer, puis sur Rubriques. Modifier le texte des rubriques en cliquant sur le crayon, puis par la suite, cliquer sur Transférer dans la page d'origine. L'écran du haut s'affiche, appuyer sur le bouton Enregistrer.
5. Brancher le formulaire dans une page du site Chopin	Il faut maintenant brancher le formulaire dans une page du site, et donc il faut créer une nouvelle page. Aller sur Contenu du site, cliquer sur le bouton puis sélectionner Formulaire de saisie dans la liste déroulante. Dans l'exemple, nous avons nommé la page : Acceptation d'un vote - MODÈLE JUIN 2019. Changer le type de page pour Formulaire de saisie. Et dans le champ ASSOCIÉ À : cliquer sur le menu déroulant et sélectionner le vote qu'on vient de créer, puis cliquer sur Enregistrer.
6. Rendre accessible la page d'acceptation du vote	Tous les formulaires et pages à créer sont faits, il s'agit maintenant de rendre accessible le vote sur la page d'accueil du site CHOPIN et d'ajouter la page d'acceptation du vote au menu principal. Si cette étape n'est pas faite, les gens ne seront pas capable d'accéder au vote. Aller sur Contenu du site. Cliquer sur la page d'acceptation du vote. Mettre un crochet à la case « Accueil ». Mettre un crochet à la case « Visible » et enregistrer. Après cette manipulation, vous voyez apparaître l'acceptation du vote au menu :
7. Tester le vote	Il faut s'assurer que tout fonctionne correctement en testant soi-même le vote. Cliquer sur Aperçu visiteurs, puis répondre au vote comme si vous étiez un membre de la réunion.
8. Supprimer vos réponses aux deux questions	Vous avez testé le vote et il fonctionne correctement, il faut maintenant supprimer votre propre vote. Cliquer sur Outils, puis Formulaire WEB. Il s'agit d'aller dans chacun des deux formulaires en cliquant dessus. Vis-à-vis de la ligne de notre nom, cliquer dans la case afin de mettre à la poubelle vis-à-vis de votre nom. Vous remarquerez que pour les résultats de la 1re question, on voit le nom des personnes ayant voté car on doit savoir qui participe à la consultation virtuelle. Pour les résultats à la 2e question, on ne voit pas les noms, car le vote est confidentiel. C'est donc pour cette raison qu'il faut aller tout de suite supprimer notre vote avant que les professeurs commencent à voter sinon on ne saura pas lequel est votre vote.
9. Envoyer un lien aux membres afin qu'ils puissent voter	Préparer un courriel dans lequel on invite les gens à voter. On copie le lien dans le courriel afin qu'ils arrivent directement sur la page d'accueil du site de l'Assemblée et où on voit dans le menu de gauche « Acceptation dun vote... ». Aller dans Paramètres. Cliquer sur Sommaires des paramètres. Copier l'adresse Web. Coller cette adresse dans le courriel que vous enverrez aux participants. Ne pas oublier d'aller indiquer les bonnes adresses dans les deux formulaires (acceptation du vote et vote). Pour visualiser les résultats, rendez-vous sur chacun des formulaires. Outils, Formulaires Web, sélectionner d'abord le formulaire d'acceptation du vote. Cliquer sur Compiler/exporter puis sur l'icône du graphique. Vous obtenez ceci : Vous faites la même procédure pour visualiser les réponses à la 2e question.
10. Validité du vote virtuel	N'oubliez pas que pour être valide, au moins 2/3 des répondants doivent avoir répondu oui à la 1re question. Et, bien sût, il faut obtenir le quorum, au même titre que lors d'une réunion de l'Assemblée départementale. Donc, le plus simple c'est qu'une fois que le vote est terminé, on se pose la question Est-ce qu'on a obtenu le quorum? et si oui, «est-ce que les 2/3 des répondants étaient en faveur de la consultation virtuelle»?
ANNEXE 1	PROCÉDURE POUR DÉPOSER UN DOCUMENT DANS CHOPIN (ET INSÉRER UN LIEN POUR LE CONSULTER PAR LA SUITE) Le document doit être en format PDF : Cliquer sur Mes documents. Sélectionner le répertoire où l'on veut insérer le document (+ ou - d'importance). Cliquer sur l'icône . Cliquer sur Parcourir et sélectionner le document désiré, puis cliquer sur Enregistrer. Le dépôt document est fait. PROCÉDURE POUR INSÉRER UN LIEN DANS LE FORMULAIRE DE VOTE AFIN QUE LES GENS PUISSENT CONSULTER LE DOCUMENT AVANT DE VOTER Avant d'aller plus loin, ouvrir une autre fenêtre CHOPIN, puis aller ouvrir le document qu'on vient de déposer afin de pouvoir copier l'adresse du document. Sélectionner l'adresse. Dans l'autre fenêtre CHOPIN, aller dans le 2e formulaire (question principale), puis cliquer sur Rubrique. Sélectionner le mot ou la phrase où le lien doit être créé. Cliquer sur le bouton . La fenêtre suivante apparaît. Vous devez coller l'adresse qu'on a sélectionné, puis à la rubrique Cible, sélectionner Nouvelle fenêtre. Appuyer sur le bouton OK. En utilisant Nouvelle fenêtre, lorsque les participants refermeront le document, la fenêtre du vote électronique restera ouverte. Cliquer sur Transférer dans la page d'origine. Appuyer sur le bouton Enregistrer.