PROCÉDURE # :	SPROF007-Contrat préautorisé des frais de déplacement
TÂCHE :	Émettre les contrats préautorisés pour les frais de déplacement (pour les professeurs seulement)
MISE EN CONTEXTE :	Au début de chaque session, il faut émettre les contrats préautorisés pour les frais de déplacement, et ce, pour les professeurs seulement (pour les chargés de cours, cela relève du Service des ressources humaines). À faire 1 semaine ou 2 avant le début des cours, de cette façon, les professeurs auront en main le contrat dès le début des cours. Prenez note qu'une nouvelle politique sur le remboursement des frais de déplacement, de séjour et de représentation est effective depuis le 1er janvier 2019. Cliquer sur ce lien : https://www.uqtr.ca/gouvernance/texte_politiques.shtml et par la suite, sélectionner Politique sur le remboursement des frais de déplacement, de séjour et de représentation.
Date de rédaction :	Le 3 décembre 2018

ÉTAPES DE LA TÂCHE	DÉTAILS DES ÉTAPES	PRÉCISIONS OU MISES EN GARDE
Accéder au menu pour un contrat préautorisé	1.1 Aller sur le site Personet et ensuite : Outils de gestion GARE (gestion des activités et des ressources d’enseignement) Information des professeurs Gestion des frais de déplacements
2. Émettre un contrat préautorisé	2.1 Cibler la bonne session et cliquer sur l’icône vis-à-vis votre département; 2.2 Passer en revue chacun des professeurs afin de repérer ceux pour lesquels on doit produire un contrat. 2.3 Lorsque vous repérez un professeur qui donne un cours hors-campus, cliquez sur l’icône *Générer les activités du formulaire. 2.4 Le système vous indique que vous pouvez procéder. Cliquez sur la flèche bleue pour retourner à l’écran précédent. 2.5 Cliquer sur l’icône Compléter ou modifier le formulaire. 2.6 Commencer par compléter la première partie du formulaire Charges d’enseignement. Le système indique par défaut tous les cours du professeur, qu’ils soient hors-campus ou non, avec l’horaire de chacun des cours. Il s’agit donc de supprimer les cours qui ne sont pas concernés par les frais de déplacements. Pour ce faire, cliquez sur l’icône «Modifier les cours du formulaire. 2.7 Cocher les cases des cours qui doivent être exclues, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. 2.8 Compléter ensuite la deuxième partie du formulaire Calcul du montant autorisé. Cliquer sur l’icône Modifier les frais du formulaire*.	Dès que le groupe du cours contient des lettres, c’est qu’il s’agit d’un cours hors campus. Pour vous guider, quelques exemples : W : indique un cours en ligne B1 : cours au Campus de Drummondville E3 : hors campus Longueuil
	Voici une partie de l'image :	INSTRUCTIONS : PARTIE A : Déplacement Vous pouvez inclure jusqu’à deux emplacements différents sur le même formulaire, dans le cas où le professeur donnerait deux cours hors campus à des endroits différents. Commencer par indiquer la ville de départ et la ville d’arrivée. La ville de départ est Trois-Rivières, alors que la ville d’arrivée est selon où le cours a lieu. Calculez le nombre de déplacements selon l’horaire qui est indiqué dans la partie Charges d’enseignement. N’oubliez pas d’exclure de votre calcul la semaine de relâche, ou si le cours se donne un lundi ou un vendredi, exclure les journées fériées. Indiquez le taux fixe que vous trouverez à l'annexe 1 de la politique sur le remboursement des frais de déplacement, de séjour et de représentation. Calculez ensuite le Montant (nbr de déplacements X le taux fixe). Noter que le tarif de base est de 0,42 $/km au lieu de 0,40$/km depuis le 1er janvier 2019.
	PARTIE B : Repas Indiquer le nombre de déjeuner, de dîner et de souper. Le système calculera automatiquement les totaux. Généralement, on calcule 1 repas pour chaque bloc de cours de 3 heures. Par exemple, si un professeur enseigne de 8h30 à midi et de 13h30 à 17 h, on lui paiera un dîner et un souper. Pour le déjeuner, une allocation fixe est maintenant autorisée si l'activité a lieu à plus de 125 kilomètres du lieu de travail du requérant même s'il n'y a pas de frais d'hébergement le jour précédent. Pour les parties A et B, aucune pièce justificative n’est requise pour le remboursement, puisque ces frais sont «préautorisés». PARTIE C : Coucher Indiquer la ou les villes où le coucher est autorisé, et le nombre de couchers autorisés. Si le lieu du cours hors campus est de plus de 250 km aller-retour, un coucher ainsi qu’un petit-déjeuner sont alloués lorsque le cours débute entre 8 heures et 9 heures, ou termine à 22 heures. Le remboursement des frais pour le coucher se fera sur présentation d'une pièce justificative. Ce sera une allocation fixe pour le déjeuner (sans pièce justificative). Noter qu'une allocation fixe pour un souper est autorisée le jour qui précède un cours (sans pièce justificative), seulement s'il y a un coucher. Toujours selon les conditions énumérées précédemment, si deux séances de cours sont réparties sur deux jours consécutifs (ex. un cours à 8h30 à Longueuil le vendredi matin et le samedi matin) deux couchers seront remboursés sur présentation des pièces justificatives. Évidemment, un seul aller-retour sera remboursé. Toutefois, comme le professeur pourrait décider de ne pas se prévaloir du coucher et de faire l’aller-retour, il y a lieu d’ajouter la note suivante dans la partie E. COMMENTAIRES : le professeur pourrait compenser la non-utilisation des couchers par un plus grand nombre d’allers-retours. Toutefois, il vaut mieux vérifier avec le professeur de son intention de coucher ou non, et de faire le contrat en conséquence. PARTIE E : Commentaires Champ que vous devez remplir obligatoirement. Vous pouvez insérer le commentaire suivant afin que les professeurs qui n’ont pas l’habitude de donner des cours hors-campus puissent connaître la procédure pour le remboursement des frais : Afin d’obtenir le remboursement des frais préautorisés ci-dessus, veuillez remplir le formulaire Rapport frais de déplacement-Séjour et représentation. Pour les frais reliés au stationnement, et lorsque les couchers sont autorisés, veuillez joindre les pièces justificatives. Une fois le formulaire rempli, veuillez le transmettre au secrétariat du département qui se chargera de l’acheminer au Service des finances. Vous pouvez demander le remboursement des frais lorsque le cours est terminé, ou au fur et à mesure, selon votre choix. Veuillez noter qu’un montant de 6,00$ sans pièce justificative vous est alloué pour chacun des couchers utilisés. Afin d’obtenir le remboursement des frais préautorisés, les professeurs doivent obligatoirement remplir le formulaire Rapport frais de déplacement – séjour et représentation. Comme les allers-retours et les repas sont préautorisés, ils n’ont pas besoin de fournir les factures pour les repas ni pour l’essence. Ils doivent joindre les factures pour les couchers et le stationnement. On leur demande de nous remettre le formulaire afin que nous puissions l’acheminer au Service des finances, poste 2322. La plupart des professeurs demandent le remboursement en une seule fois, à la fin du cours, mais ils pourraient le faire au fur et à mesure du cours, en remplissant un formulaire après chaque cours.
2. Émettre un contrat préautorisé (Suite)	2.9 Cliquer sur enregistrer une fois que vous avez terminé d’entrer les données, puis cliquez sur la flèche bleue pour revenir au niveau précédent. 2.10 Cliquer sur l’icône *Finaliser ce formulaire*. Le système vous indique qu’il n’y aura plus possibilités par la suite d’apporter des modifications au formulaire. 2.11 Cliquer sur OK puis revenez à l’écran précédent avec la flèche bleue , puis à nouveau, à l’écran précédent.	Le formulaire contient les données que vous avez entrées.
3. Générer le formulaire	3.1 Cliquer ensuite sur l’icône *Générer le formulaire*. La copie finale apparaît à l’écran. 3.2 Imprimer le document en 3 copies. Vous devez en acheminer 2 au Service des ressources humaines (poste 2188), et vous devez garder une copie pour vous. Sur cette copie, vous pouvez inscrire à la main la date à laquelle la copie a été transmise au Service des ressources humaines. La personne vérifiera les contrats, puis vous en retournera une copie signée.	La copie signée retournée par le Service des ressources humaines devra être transmise au professeur. Vous pouvez en faire une copie pour vous et la conserver au dossier du professeur en remplacement de la copie non signée.
Informations complémentaires	Calcul du nombre de semaines de cours Session d’automne L’étalement des cours est de 15 semaines. Congé : Action de grâce, donc 14 semaines de cours en général pour les cours du lundi. Durant la semaine de travaux et d’études, les professeurs sont supposés se déplacer car ils doivent être disponibles pour répondre aux questions des étudiants. Session d’hiver L’étalement des cours est de 16 semaines MAIS il faut exclure la semaine de relâche (aucun enseignement) donc 15 semaines de cours. CONGÉS : Vendredi et lundi de Pâques, donc 14 semaines de cours pour les cours du vendredi et du lundi. Important : Si un professeur désire se déplacer lors de la semaine de relâche afin d’être présent pour ses étudiants, il doit demander une dérogation au doyen car aucun enseignement n’est supposé être dispensé lors de la semaine de relâche.