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Examens en présentiel hors campus

Examens en présentiel hors campus

Important

Pour que votre évaluation soit prévue au calendrier, vous devez communiquer avec l’agente administrative de votre département afin que les dates d’examen soient enregistrées dans l’horaire maître (SCOTCH). Cette opération doit se faire le plus tôt possible, avant le début de la session.

Présentation du service

Le service d’examens en présentiel permet aux personnes enseignantes de cours à distance d’offrir des évaluations de format papier-crayon sous surveillance dans un réseau de centres d’examen partenaires. Il contribue à assurer l'intégrité académique des évaluations et à offrir des conditions de passation équitables pour l'ensemble des étudiants. Ce service est principalement utilisé pour les cours en ligne (W3), mais peut également être offert dans d’autres contextes lorsque les besoins le justifient.

Offert par le Service de la formation continue (SFC), il s'appuie sur un réseau d’une vingtaine de centres d’examen répartis dans différentes régions du Québec. Ce réseau permet de limiter les déplacements des étudiants tout en offrant des conditions de surveillance uniformes d’un centre à l’autre.

Offert sans frais aux personnes enseignantes, le service prend en charge l’ensemble de la logistique liée à la tenue des examens, notamment la gestion du choix du lieu d’examen de chaque étudiant, l'attribution des locaux, l’embauche, la coordination et le traitement des ententes contractuelles des personnes surveillantes, les communications avec les centres d’examen ainsi que l'envoi et le retour des copies d’examen.

Fonctionnement du service

Le service d’examens en présentiel repose sur une collaboration entre la personne enseignante, son département, le Service de la formation continue et les centres d’examen partenaires. Chacun a un rôle à jouer dans le bon déroulement des examens.

1. Planification des examens

Les dates d’examen doivent être déterminées par la personne enseignante et son département avant le début de la session. Les dates doivent être choisies en fonction du calendrier planifié par le Service de la formation continue et inscrites à l’horaire du cours dès que possible par l’agente administrative du département. Cette étape est essentielle, puisqu’elle permet d’inclure automatiquement le cours dans la plateforme informatique de traitement des examens en présence utilisée par le SFC.

Le service d’examens en présentiel est offert seulement à la mi-session (vers la 7e semaine) et à la fin de session (vers la 15e semaine). Cette formule permet de répondre aux besoins des cours de 1 crédit comme de 3 crédits. Le calendrier des dates d’examen en présentiel du SFC est établi plusieurs mois à l'avance et transmis aux départements. Pour connaître les dates prévues, informez-vous auprès de l’agente administrative de votre département.

Il faut inscrire les dates d’examen à 2 endroits :

  1. dans l’horaire maître (SCOTCH),

  2. dans l’horaire du cours afin que les étudiants soient informés au moment de leur inscription (pour éviter qu’un étudiant se retrouve avec des évaluations simultanées).

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    Exemple d’horaire de cours en ligne comprenant les dates d’examen en présentiel

2. Inscription des étudiants à un centre d’examen

Au cours des trois premières semaines de la session, les étudiants sont invités à choisir l’un des centres d’examen parmi la liste du réseau de la SFC. Le rappel se fait de 3 façons :

  1. un onglet sur le portail de cours (l’icône apparait automatiquement, vous n’avez rien à faire),

  2. une icône dans le cours en ligne (l’icône apparait automatiquement, vous n’avez rien à faire),

  3. un rappel par courriel (envoyé automatiquement par la plateforme du Service de la formation continue).

Si aucun choix de lieu n’a été fait par l'étudiant après 3 semaines, il est automatiquement inscrit à Trois-Rivières. Le lieu est modifiable (dans la mesure du possible) en communiquant avec le Service de la formation continue.

 

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Exemple du portail de cours d’un étudiant devant faire un choix de lieu d’examen

3. Préparation de l’examen

Responsabilités de la personne enseignante

  • Réviser l'évaluation pour rendre chaque question claire, complète et non ambigüe. Rappelez-vous que vous ne serez pas en mesure de répondre aux questions des étudiants lors de la passation

  • Envoyer les copies d’examen à l’imprimerie (le nombre de copies à faire vous sera communiqué par le Service de la formation continue)

  • Vérifier que l’impression est conforme à vos attentes (toutes les questions sont bien présentes, l’ordre et le nombre de pages sont respectés, le nombre de copies est suffisant)

  • Transmettre les copies d’examen au Service de la formation continue à l’avance (prévoir un délai pour l’envoi par messagerie)

  • Fournir toutes les consignes nécessaires à la surveillance (un choix de consignes vous sera proposé par le Service de la formation continue)

  • Dans le cas d’un examen Scantron, fournir tout le matériel nécessaire, y compris les crayons

  • Si des ouvrages ou des notes de cours sont permis durant l’examen, ceux-ci doivent être en format papier. L’accès à Internet n’est pas disponible de façon uniforme dans tous les centres d’examen.

Pensez à transmettre les informations importantes aux étudiants à l’avance :

  • date, heure et durée

  • pièce d’identification nécessaire

  • matériel permis

  • structure de l’examen

Responsabilités du Service de la formation continue

  • Réserver les locaux

  • Affecter les surveillants

  • 2 semaines avant l’examen, envoyer un courriel aux étudiants comprenant :

    • la date et l’heure

    • l’adresse de leur lieu d’examen

    • les conditions de passation

  • Imprimer les listes de présence

  • Envoyer par messagerie les copies aux différents centres d’examen (une copie supplémentaire est prévue dans chaque salle d’examen)

Les examens sont traités exclusivement en format papier. Le Service de la formation continue ne conserve ni ne manipule de version électronique des examens et n'effectue aucune numérisation des documents à quelque étape du processus que ce soit, à moins d’y avoir été formellement autorisé par écrit par la personne enseignante pour une raison exceptionnelle.

Responsabilité du Service aux étudiants

  • Mettre en place les mesures d’accommodement pour les étudiants y ayant droit

4. Déroulement de l’examen

  • Les examens se déroulent toujours en soirée, dans la plage de 19 h à 22 h. Un délai supplémentaire (avant 19 h) peut être accordé aux étudiants ayant un plan de services adaptés.

  • Les personnes surveillantes sont formées selon des procédures uniformes. Elles appliquent les mesures suivantes :

    • vérifier l’identité de chaque étudiant

    • respecter les consignes de passations fournies par l’enseignant

    • surveiller en continu durant l’examen et circuler dans la salle

    • recueillir la copie et la signature de chaque étudiant avant qu’il ne quitte la salle

    • consigner toute situation inhabituelle ou tout soupçon de fraude académique dans un rapport d'événement

  • Un surveillant responsable est également disponible pour communiquer rapidement par courriel avec la personne enseignante en cas de problème durant l’examen.

5. Retour des copies d’examen

À la fin de l’examen, les copies sont recueillies par le surveillant et retournées par messagerie au Service de la formation continue. Il faut donc prévoir un délai pour la récupération des examens complétés. Le délai habituel est de 3 à 5 jours, mais il peut atteindre jusqu'à 10 jours en cas de retard de messagerie.

Pour plus d’information au sujet du service d’examens en présentiel, communiquez avec le Service de la formation continue à l’adresse Formationenligne@uqtr.ca