Créer et gérer un répertoire d'utilisateurs externes
Le répertoire d’utilisateurs externes communément nommé le RUE permet de gérer des accès à un questionnaire, un site Web ou autres systèmes pour des personnes qui ne font pas partie de la communauté universitaire.
Il existe deux types de Répertoire : l’un permettant à l’usager de se créer un compte avec des codes d’accès qu’il aura choisis tandis que dans l’autre modèle, les codes d’accès des usagers sont créés par le gestionnaire du RUE. Lorsqu’un questionnaire est destiné à un groupe ciblé, il est préférable de permettre aux usagers de créer eux-mêmes leurs codes d’accès pour éviter d’alourdir la gestion des accès par le propriétaire du répertoire.
Créer un répertoire
1. Cliquez sur « Créer un répertoire ».
2. Entrez le titre du répertoire. Le titre sert uniquement à repérer le répertoire pour l’associer à un système tel que la BIQ.
3. Assurez-vous que le répertoire soit accessible.
4. Si vous le souhaitez, entrez une description, par exemple, vous pourriez indiquer à quel système est lié le répertoire.
5. Sélectionnez la langue qui sera utilisée pour ce répertoire.
6. Pour permettre aux utilisateurs d’accéder au questionnaire uniquement avec leur code d’utilisateur, cochez identification unique sans mot de passe.
7. Déterminez si le courriel doit être obligatoire lors de la création du compte.
Le courriel permet de communiquer facilement avec un utilisateur en cas de problème avec son compte et permet également au répondant de récupérer son mot de passe en cas d’oubli. Il est donc préférable de cocher cette case.
8. Si une durée des accès est connue soit en nombre de jours ou jusqu’à une date précise, il est possible d’entrer cette information. Lorsque le RUE est lié à un questionnaire BIQ, les dates d’accès seront plutôt déterminées à partir du paramètre du questionnaire.
9. L’option Diffusion d’un nombre de membres permet de connaître le nombre de membres qui sont actifs dans l’historique de navigation des pages de CHOPIN. Si votre questionnaire n’est pas lié à un site CHOPIN, cette option n’est pas utile.
10. Ajoutez le nom des personnes devant avoir un rôle de gestion du répertoire. Cliquez sur les jumelles et recherchez le nom des personnes.
Affichage aux membres
11. Même si les codes d’accès sont créés par le gestionnaire du RUE, l’option de modification des informations personnelles permet tout de même à l’utilisateur de modifier son code d’utilisateur, son mot de passe ou toute autre information liée à son inscription.
12. Déterminez si la liste des utilisateurs actifs doit être diffusée à tous les utilisateurs; ainsi, tout membre de la liste aura accès à la liste des membres actifs.
13. Déterminez si la liste des membres actifs doit être rendue publique, c’est-à-dire que toute personne faisant partie ou non du répertoire, aura accès à la liste des membres en utilisant l’adresse Web fournie.
Utilisateurs qui s'inscrivent eux-mêmes
14. Si les utilisateurs, c’est-à-dire les personnes devant répondre au questionnaire, doivent créer leurs codes d’accès, cochez la case Les utilisateurs s’inscrivent eux-mêmes.
15. Dans la fenêtre qui s’ouvre, entrez le texte qui s’affichera au-dessus du tableau d’inscription ou utilisez le message par défaut. Vous pouvez choisir un message personnalisé ou le message par défaut.
16. Faites de même pour le message devant s’afficher à l’utilisateur au moment de la confirmation de son inscription au répertoire.
17. Finalement, déterminez sur une approbation des inscriptions doit être effectuée manuellement ou automatiquement puis enregistrez.
Définir le contenu du répertoire (au besoin)
Déterminez les informations que les membres devront fournir lors de leur inscription.
Sachez que le système RUE comporte des champs obligatoires à remplir par nouveau membre soit un code d’utilisateur, un mot de passe, le nom et le prénom. Si d’autres informations sont nécessaires, par exemple, le type d’emploi, le lieu de travail ou autre, cliquez sur le bouton « Définir le contenu ».
18. Entrez le libellé de l’information demandée, par exemple, le lieu de travail.
19. Déterminez ensuite quel type de donnée est attendu soit texte qui permet d’inscrire une courte réponse;
un encadré permettant d’inscrire une réponse plus élaborée
un lien hypertexte pour inscrire une adresse Web
un titre de section
une adresse de courriel
un choix multiple
une réponse numérique
20. Indiquez le nombre de caractères maximum permis ainsi que le nombre de lignes pour chacune des réponses fournies
21. Pour ajouter une rubrique réservée au propriétaire, c’est-à-dire que l’information ajoutée ne sera vue que par le propriétaire du RUE, cochez cette case. Par exemple, vous pourriez noter que le compte créé sert de test pour que les autres administrateurs du RUE en soient avisés.
22. Choisissez d’afficher ou non l’information dans le sommaire de la liste des membres pour le propriétaire du RUE.
23. Si vous avez permis la diffusion de la liste des membres aux membres actifs ou de manière publique, vous pourrez diffuser les informations dans ces deux listes.
24. Enregistrez les champs ajoutés.
Utilisateurs inscrits par le gestionnaire du répertoire
25. Si l’inscription des usagers est faite par le gestionnaire, cliquez sur l’icône d’ajout de membre. Entrez les informations puis enregistrez. Vous devrez par la suite communiquer les codes d’accès à cette personne.
26. Vous pouvez également utiliser l’icône « Définir des membres » pour créer plusieurs profils dans votre répertoire. Remarquez que seuls les champs de base sont affichés soit le nom, prénom, code d’utilisateur, mot de passe, adresse de courriel, dates d’accès et l’activation du compte du membre.
27. Il est également possible de transmettre un courriel aux membres du répertoire.
28. Vous pouvez exporter la liste des membres du répertoire dans un fichier Word ou Excel ou encore, en imprimer la liste.