1. Accéder à la liste des formulaires PLD

Pour apparaître dans la liste des formulaires, le formulaire Chopin doit être de type PLD. Il peut être public ou privé.

2. Rechercher un formulaire

Il est possible de trouver rapidement un formulaire à l'aide de la zone de recherche. On peut simplement y inscrire le numéro du formulaire, ce qui créera un filtre.

3. Mettre à jour le formulaire ()

Afin de permettre le paiement en ligne, il faut d'abord mettre à jour certaines informations du formulaire.

• Poste budgétaire : doit être écrit sous la forme 5chiffres-7chiffres
• Permet les montants à 0 : si l'un des choix de réponse de la question qui contient les montants est gratuit, mettre à OUI. Si tous les choix comportent un montant à payer, mettre à NON.
• Texte d'en-tête (français) : il s'agit du message d'entête de facture. Normalement, on y met le titre du formulaire.
• Texte de pied de page (français) : il n'est pas nécessaire d'y inscrire quelque chose, mais ce champs peut vous être utile si vous désirez afficher quelque chose au bas de de la facture.

4. Enregistrez vos modifications.

Vous obtiendrez un message confirmant l'enregistrement des données. Ce message devrait vous être affiché à chaque fois que vous enregistrer vos modifications dans le système.

5. Accéder aux champs (rubriques) du formulaire nécessitant un montant à payer ()

La liste des rubriques du formulaire apparaîtra, peu importe le type de rubrique.

Note : Seules les rubriques de type Choix multiples peuvent recevoir un montant à payer.

6. Mise à jour d'un champs du formulaire PLD ()

À l'aide de l'icone  , accédez aux paramètres d'une rubrique à choix multiple qui doit être liée à un montant.

Pour les rubriques ayant un montant à payer, il est nécessaire d'écrire le Libellé facture. Il s'agit en fait d'abréger le texte du champ Titre, tout en prenant soin de retirer les caractères de mise en forme tels les span, strong, style, etc., car ceci pourrait causer problème lors de l'accès à la plate-forme de Desjardins pour procéder au paiement.

Enregistrez vos modifications

NOTE : Si le libellé ne doit pas être affiché sur la facture, inscrire *VIDE* dans le champs Libellé facture.

ou

Dans cet exemple, seule le Libellé facture du choix de réponse sera affiché sur la facture.

7. Ajouter le montant aux choix de réponses ()

Pour ajouter les montants pour chacun des choix de réponse, cliquez sur l'icône  associée à la rubrique nécessitant un montant.

On doit procéder à la mise à jour de chacun des choix de réponse de la rubrique en y accédant par l'icône .

• Valeur ($) : montant total incluant les taxes (s'il y a lieu)
• Tps incluse : OUI si montant est taxable, NON si le montant n'est pas taxable
• Tvq incluse : OUI si montant est taxable, NON si le montant n'est pas taxable
• Libellé facture : inscrire le détail du choix qui apparaîtra sur la facture.Ce texte suivra sur la facture le Libellé facture précédemment paramétré (étape 6)

À faire pour tous les choix de réponse.

9. Ajuster les paramètres du formulaire

Dans Chopin, dans les paramètres de votre formulaire, assurez-vous de:

• conserver uniquement le bouton Transmettre s'il s'agit d'un formulaire public :
   
  
  
• transmettre un courriel lors de la transmission d'une fiche :
  
  
• valider que le sujet et le contenu du courriel contiennent les bonnes informations en lien avec votre formulaire :
   
  
  
• ajouter le courriel du responsable du formulaire :
  
  
  
• cocher la case courriel afin que les répondants reçoive une copie :
  

10. Tester le formulaire

Vous pouvez maintenant tester votre formulaire en le remplissant comme les répondants le feront. N'hésitez pas à le tester plusieurs fois afin de valider tous les montants de toutes les options offertes.

Testez le formulaire jusqu'à l'écran de Desjardins (sans toutefois y entrer vos coordonnées bancaires) afin de valider que les libellés facture ne bloquent pas l'accès. Si vous n'arrivez pas à accéder à cet écran, c'est qu'il y a trop de caractères pour les libellés de facture (plus de 250) ou qu'il y a des caractères spéciaux.

Lorsqu'on atteint l'écran de Desjardins, il faut attendre environ 2 heures afin de pouvoir supprimer la fiche-réponse.

11. Transmettre les informations au Service des finances

Lorsque votre formulaire est prêt à être utilisé, transmettez les informations suivantes à Doris Tessier du Service des finances :

• Numéro de site
• Numéro de formulaire
• Titre du formulaire
• Date de l'événement
• Poste budgétaire
• Détails des coûts
• Taxes applicables ou non